Sales Force Automation: Pengertian dan Fiturnya

by

Sales Force Automation adalah software untuk otomatisasi kegiatan sales. Otomatisasi diperlukan untuk memangkas berbagai proses sales sehingga karyawan bisa fokus pada tugas utama mereka: menjual.

Sebuah studi menunjukkan bahwa sebagian besar tenaga penjual menghabiskan ⅔ waktu mereka untuk mengerjakan hal-hal yang tidak berhubungan dengan penjualan.

Beberapa kegiatan yang paling menyita waktu adalah tugas administratif, riset, rapat internal, dan hal-hal non-sales lainnya. Bayangkan jika Anda bisa mengalokasikan lebih banyak waktu untuk menjual, maka Anda bisa menggenjot produksi 2 hingga 3 kali lipat.

Solusinya adalah dengan menggunakan Sales Force Automation (SFA). Di artikel ini, kita akan membahas pengertian Sales Force Automation dan contohnya dalam operasional sales.

Apa itu Sales Force Automation (SFA)?

Sales Force Automation adalah software untuk mempermudah kegiatan penjualan, sehingga tenaga penjual bisa lebih fokus pada hal-hal yang lebih penting.

Tugas-tugas repetitif dan administratif yang kerap menyita waktu bisa diselesaikan dengan bantuan fitur SFA automation. Karena pada dasarnya, tugas tenaga penjual adalah menjual, menyibukkan mereka dengan hal-hal pembukuan dan pencatatan jelas mengganggu misi utama mereka.

Misalnya dengan membuat template email sesuai fase customer journey. Tenaga penjual bisa menggunakan template tersebut untuk mengirimkan email promosi dan follow-up tanpa harus mengetik keseluruhan body email secara manual.

Email marketing bukanlah hal yang mudah, bahkan oleh tenaga penjual profesional sekalipun. Mereka yang terbiasa dengan persuasi verbal kadang kesulitan membuat teks promosi. Selain menyita waktu, hasilnya juga kerap di bawah ekspektasi.

Namun dengan software SFA, tenaga penjual bisa mengambil template email yang sudah dibuat oleh copywriter, melakukan perubahan seperlunya, lalu mengirimkannya ke leads. Tugas yang biasanya memerlukan waktu 2 hingga 3 jam bisa selesai dalam waktu kurang dari 5 menit.

Selain dalam hal pembuatan email, masih banyak fitur lain SFA yang dapat memacu tenaga penjual untuk lebih produktif dan menghasilkan lebih banyak closing.

6 Fitur Utama Sales Force Automation

Sales Force Automation adalah software yang bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan. Setiap industri punya strategi unik dalam menjual produk mereka. Target market dan model penjualan produk fashion jelas berbeda dengan produk obat-obatan, begitu juga dengan jenis bisnis lain.

Sales Force Automation juga kerap diintegrasikan dengan Customer Relationship Management (CRM) untuk otomatisasi sales secara menyeluruh.

Walaupun implementasinya custom, setidaknya ada 6 fitur dasar yang pasti Anda temukan di hampir semua software SFA.

1. Tracking Aktivitas

Sales Force Automation adalah software dengan sistem data-sharing, artinya semua pihak dapat mengakses data secara kolaboratif.

Dengan fitur tracking aktivitas, supervisor dan manajer dapat mengetahui seluruh aktivitas tenaga penjual di lapangan, tahapan sales konsumen, dan informasi lain yang berkaitan dengan penjualan.

Langkah-langkah sales pun ditentukan dari awal sehingga tenaga penjual dapat mengikuti semacam panduan yang sudah dibuat oleh manajemen. Tujuannya untuk memastikan bahwa tenaga penjual mengambil langkah yang tepat sesuai tahapan sales, sehingga peluang closing dapat diperbesar.

2. Memudahkan Kolaborasi

Kegiatan penjualan umumnya melibatkan lebih dari satu pihak. Mulai dari manajemen penjualan, sales lapangan, copywriter, hingga customer service, semua turut andil dalam mengupayakan closing.

Sayangnya, kolaborasi antara pihak satu dengan yang lain seringkali bermasalah. Koordinasi yang luput, miskomunikasi, dan ‘mis-mis’ lainnya, membuat proses penjualan terhambat bahkan terputus sebelum mencapai ‘deal’.

Namun dengan fitur otomatisasi, semua pihak dapat mengakses satu sumber data yang sama. Seluruh informasi mengenai prospek pun dapat diakses oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

Dengan kolaborasi seperti ini, tidak akan ada lagi tumpang tindih atau miss dalam keseluruhan proses sales. Semua pihak dapat mengambil bagian dan tindakan sesuai tahapan sales dan tanggung jawab mereka.

3. Mengelola Urutan Proses Sales

Proses penjualan selalu terdiri dari beberapa fase. Setidaknya, ada 4 fase customer journey dalam funnel marketing, yaitu:

  1. Awareness: prospek belum sadar apa yang mereka butuhkan
  2. Consideration: prospek mempertimbangkan beberapa opsi solusi
  3. Conversion: prospek memutuskan untuk menggunakan produk Anda
  4. Retention: prospek membangun hubungan jangka panjang dengan Anda

Upaya pendekatan untuk setiap fase di atas tidaklah sama. Pada tahap awareness misalnya, tujuan Anda adalah menyadarkan prospek terhadap masalah yang selama ini mereka hadapi dan memperkenalkan produk Anda.

Kemudian, pada tahap consideration, prospek sudah memahami masalah mereka dan mencari solusi, yaitu produk Anda versus kompetitor. Begitu juga dengan fase-fase selanjutnya, semuanya memerlukan teknik khusus untuk mengubah prospek menjadi konsumen, lalu dari konsumen menjadi pelanggan.

Sayangnya, tenaga penjual kerap kesulitan untuk mengidentifikasi posisi prospek dalam customer journey dan apa yang harus mereka lakukan selanjutnya. Padahal manajer penjualan tidak selalu bisa mengontrol aktivitas tenaga penjual di lapangan.

Di sinilah software SFA mengambil peran. Dengan manajemen proses sales, tenaga penjual dapat mengetahui di tahap mana prospek mereka berada, serta langkah terbaik yang harus mereka ambil selanjutnya.

Urutan proses sales dan aksi yang terencana akan mengarahkan semua pihak menuju garis finish bersama: closing.

4. Mengatur Jadwal Meeting

Seorang tenaga penjual yang sibuk bisa menghabiskan sepanjang hari untuk meeting dengan beberapa prospek. Padahal dengan agenda yang begitu padat, tenaga penjual berisiko salah mengatur jadwal dan mengakibatkan double-booked: perbenturan jadwal dengan dua atau lebih prospek pada waktu yang sama.

Meeting dengan dua prospek langsung jelas tidak mungkin, namun membatalkan jadwal dengan salah satunya juga berbahaya. Karena itu, tenaga penjual memerlukan software untuk mengatur agenda mereka secara otomatis.

Fitur meeting schedule di mayoritas software SFA akan melakukannya dengan baik. Tenaga penjual cukup mengirimkan email undangan meeting ke prospek, lalu prospek dapat memilih jadwal kosong yang tertera di kalender agenda.

Dengan demikian, tidak akan ada lagi kejadian double-booked atau perbenturan agenda meeting dengan aktivitas sales lain.

5. Mengalokasikan Tugas Secara Otomatis

Manajer penjualan sering menemui kendala saat membagi tugas sales ke puluhan bahkan ratusan tenaga penjual. Ada banyak hal yang harus manajer pertimbangkan seperti lokasi, kepadatan jadwal, level prospek, dan lain sebagainya.

Kesalahan dalam mengalokasikan tugas dapat berakibat pada kegagalan eksekusi. Karena itulah manajer perlu menggunakan software yang mampu membagi tugas secara otomatis berdasarkan semua pertimbangan di atas.

Fitur semacam ini sudah menjadi komponen wajib dalam software SFA. Manajer hanya perlu menambahkan task, lalu fitur auto assignment akan mengalokasikan task tersebut ke tenaga penjual terbaik yang tersedia.

Mekanismenya mirip dengan aplikasi ojek online. Saat konsumen memesan Go-Ride misalnya, sistem Gojek akan mencari driver terbaik berdasarkan jarak dari lokasi penumpang, level driver, rating, dan masih banyak lagi. Semuanya berjalan secara otomatis sehingga manajer tidak perlu membagi tugas secara manual.

6. Membuat Laporan Sales

Dengan sistem manual, membuat laporan sales adalah tugas yang sangat memakan waktu. Menggabungkan catatan performa, grafik penjualan, absensi, dan data lain dari sumber-sumber terpisah jelas memerlukan waktu yang tidak sedikit.

Sales Force Automation adalah software yang akan menyelesaikan permasalahan ini. Software SFA dapat menghasilkan laporan rutin secara otomatis berdasarkan matriks yang sudah ditentukan manajemen.

Dengan begitu, para pengambil keputusan dapat mengakses data dan laporan secara real-time untuk membuat keputusan secara cepat dan berbasis data (data-driven).

Sales Force Automation adalah Kunci Mendongkrak Penjualan

Performa sales sangat krusial dalam bisnis, apapun sektor bisnisnya. Membiarkan tenaga penjual menghabiskan waktu untuk hal-hal non-sales artinya menyia-nyiakan sumber daya yang seharusnya bisa dikonversi menjadi penjualan.

Belum lagi dengan tantangan manajemen dalam melacak aktivitas sales, mengatur kolaborasi, menentukan tahapan penjualan, mengelola jadwal, membagi tugas, dan membuat laporan.

Sales Force Automation adalah solusi untuk mengatasi semua tantangan di atas, sehingga menjadi kunci untuk melipatgandakan penjualan melalui peningkatan efisiensi dan produktivitas.

Artikel tentang Software Bisnis Lainnya

Artikel terkait CRM, Pemasaran, & Penjualan

Rekomendasi:

Leave a Comment