Bisnis, Bisnis Umum, Panduan & Tips Software, Software

Knowledge Management System untuk Perusahaan

“Pengetahuan adalah sumber daya penting dalam penguatan ekonomi suatu bangsa.”

Peter Drucker

Dunia industri sedang menghadapi banyak tantangan yang terbilang kompleks dalam menjalani bisnis. Misalnya saja peningkatan kompetisi bisnis dengan semakin bertumbuhnya entitas bisnis baik dalam skala kecil maupun besar, perkembangan teknologi yang dapat mendukung operasi bisnis, serta berbagai konflik internal maupun eksternal. Beberapa hal tersebut memiliki potensi rendah atau tinggi yang dapat memengaruhi keseimbangan proses bisnis.

Selain itu, perubahan dan perkembangan kebutuhan masyarakat seiring waktu pun malah membuat konstelasi permintaan pasar berubah tidak menentu. Dengan menilik kenyataan tersebut, perusahaan dituntut untuk memberikan respons yang cepat dan intensif terhadap kebutuhan masyarakat yang bergeser ke arah yang fluktuatif. Tentunya, respons yang perlu dilakukan suatu perusahaan haruslah didasari dengan pengetahuan yang terkelola secara mendalam agar dapat merumuskan kebijakan penting yang tepat sasaran.

Pengelolaan pengetahuan yang mendalam hanya dapat terjadi jika perusahaan dapat mengelola sumber dayanya secara baik dan terarah. Sumber daya tersebut dapat berwujud apapun. Mulai dari aset, sistem tata kelola perusahaan, SDM, produk atau layanan bisnis, hingga basis pelanggan. Tentunya pengetahuan bersumber dari data yang terekam dengan baik sehingga dapat ditransformasikan secara efektif menjadi berbagai informasi yang dapat menentukan arah kebijakan penting bagi perusahaan.

Di era di mana pengimplementasian suatu proses bisnis sudah serba teknologi seperti kini, perusahaan tentu memerlukan suatu sistem teknologi yang mampu mengelola pengetahuan di dalam perusahaan dengan efektif.

Knowledge Management System (KMS) hadir sebagai alat bagi perusahaan untuk mengelola pengetahuan yang begitu berlimpah dalam proses bisnis perusahaan. Kelimpahan pengetahuan tersebut haruslah mendorong perusahaan untuk dapat merumuskan kebijakan penting yang bertujuan untuk meningkatkan pertumbuhan keuntungan serta membuat perusahaan semakin relevan di dunia industri. KMS diperlukan bagi perusahaan yang selalu mengalami turnover pegawai yang tinggi serta terkendala minimnya pengetahuan maupun pengalaman yang dimiliki para pemangku kebijakan untuk mengambil keputusan yang akurat dan cepat.

Sudah banyak organisasi yang mengimplementasikan KMS untuk mendorong setiap unit mereka bekerja secara efektif serta efisien. Pemerintah Negara sebagai contohnya, telah menetapkan pedoman pelaksanaan KMS bagi setiap institusi pemerintahan untuk dijalankan. Tertuang di PERMENPANRB No. 14 Tahun 2011 yang menjelaskan mengenai pedoman pelaksanaan program manajemen pengetahuan (knowledge management). Peraturan Menteri tersebut diharapkan dapat mendorong Kementerian / Lembaga serta Pemerintah Daerah untuk berpartisipasi aktif dalam knowledge sharing yang dapat dimanfaatkan sebagai benchmarking pelaksanaan reformasi birokrasi.

Secara teknis, Knowledge Management System (KMS) merupakan suatu sistem yang dapat dipergunakan oleh pihak internal perusahaan untuk menemukan, mengetahui, membagi serta mengimplementasikan pengetahuan yang tersimpan dalam satu platform. Dengan KMS, perusahaan dapat menemukan banyak metode baru terkait hal yang menyangkut proses bisnis, untuk kemudian dibagikan ke beberapa unit perusahaan agar terjadi kesamaan visi dan misi pada setiap pihak yang terlibat dalam proses bisnis. Dalam bahasa yang sederhana, terciptalah proses bisnis yang konsisten.

Baca juga

Pada prinsipnya, KMS dapat membantu perusahaan memfasilitasi setiap unit kerja untuk terus berkomunikasi aktif mengenai kesulitan yang dialami ketika melaksanakan proses pekerjaan. Sebagai contoh, jika ada pegawai dari unit HR mengalami kesulitan untuk menentukan besaran potongan gaji / bonus yang menjadi hak seorang pegawai tertentu, maka pegawai unit tersebut dapat menanyakan kasus tersebut ke forum unit HR untuk dapat didiskusikan oleh beberapa pegawai unit lainnya. Di masa depan, jika terjadi kasus serupa yang dialami oleh pegawai unit, maka sudah tertuang jawaban atas kasus yang dihadapi.

Apa itu Knowledge Management System?

Knowledge Management System (KMS) merupakan suatu sistem yang mengizinkan penggunanya untuk menemukan, menyimpan, membagikan, serta mengaplikasikan setiap pengetahuan, baik explicit maupun tacit, agar dapat memecahkan suatu permasalahan mendasar atau kompleks. Pada perusahaan, KMS sering diimplementasikan sebagai medium untuk memfasilitasi para pegawai untuk berkolaborasi menemukan suatu metode pemecahan masalah yang terjadi dalam satu unit kerja. Bagi perusahaan, KMS merupakan investasi jangka panjang yang dapat menjamin keberlangsungan proses bisnis yang sustainable.

Secara garis besar, KMS adalah sistem yang dibangun berdasarkan kumpulan data yang diolah menjadi kompilasi informasi untuk kemudian dibentuk menjadi suatu pola yang disebut sebagai pengetahuan. Beberapa contoh Knowledge Management System yang beredar di pasaran, di antaranya Microsoft SharePoint, Document360, Canva, dan Evernote.

Beberapa Manfaat Knowledge Management System

Knowledge Management System (KMS) memiliki peranan penting bagi para pemangku kepentingan suatu perusahaan untuk merumuskan kebijakan yang akurat dan cepat demi keberlangsungan proses bisnis. Dengan pengimplementasian yang baik, perusahaan dapat terhindar dari kerugian ekonomi yang terjadi karena tingginya turnover pegawai atau minimnya pengalaman serta pengetahuan para perumus kebijakan di jajaran direksi.

Berikut adalah beberapa manfaat penting Knowledge Management System.

1. Proses Bisnis yang Efisien

Bayangkan suatu lingkungan kerja yang pegawai di dalamnya tidak dapat bersinergi dengan baik karena minimnya pengetahuan yang dapat diakses. KMS hadir untuk menjamin penggunanya dapat menjalankan proses bisnis yang efisien. Jika para pegawai dapat didorong untuk mengelola informasi penting yang kemudian dapat diolah menjadi pengetahuan baru, maka perusahaan di masa depan tidak perlu lagi membuang biaya untuk maintenance sistem manajemen yang sebetulnya dapat dikelola baik hanya dengan mengimplementasikan KSM.

2. Keputusan Penting dapat Dibuat secara Akurat dan Cepat

Semakin berkembangnya kompleksitas dunia industri memaksa banyak perusahaan membuat inovasi baru untuk menciptakan keunggulan yang kompetitif. Beberapa para pemangku kepentingan di perusahaan terkadang memiliki pengalaman serta pengetahuan yang minim untuk menghadap tantangan industri yang terbilang baru.

KMS dapat memberikan ruang bagi perusahaan menemukan banyak metode baru yang dapat digunakan untuk merespon kompleksitas tersebut ketika meramu keputusan penting yang akurat dan cepat. KMS akan memberikan pengetahuan bagi perusahaan berdasarkan informasi penting yang dikompilasi dari beberapa kejadian (data) selama periode tertentu.

3. Meningkatkan Kesadaran Tim untuk Berkolaborasi

KMS dirancang untuk membangun semangat berkolaborasi antartim di suatu organisasi. Bagi perusahaan, KMS dapat menjadi wahana kolaborasi yang dapat menciptakan lingkungan kerja yang kooperatif serta memacu work-rate setiap unit ke level tertinggi. Profesionalisme yang dimiliki para pegawai tentunya akan tumbuh berkembang jika mereka dapat bekerja dengan baik di lingkungan kerja yang mengedepankan kebersamaan dalam cara berpikir dan bekerja.

4. Membangun Pengetahuan Organisasi yang Matang

Terkadang jika ada pegawai yang tiba-tiba resign, perusahaan selalu kesulitan menemukan pengganti yang sepadan. Hal tersebut karena keahlian atau pengetahuan tacit yang dimiliki oleh pegawai yang resign tidak dituangkan menjadi pengetahuan yang eksplisit. Sehingga menimbulkan turnover yang tinggi dan membuat perusahaan terus mengeluarkan biaya hanya untuk melakukan training kepegawaian pada pegawai baru.

KMS mengizinkan perusahaan untuk dapat merekam, menuangkan, serta membagikan setiap tipe pengetahuan yang dimiliki oleh para pegawai. Hal tersebut dapat membuat perusahaan memiliki basis pengetahuan yang matang mengenai proses bisnis yang dijalankan.

5. Meningkatkan Value Pegawai

KMS merupakan wahana pengetahuan bagi para pegawai perusahaan. Pengetahuan yang didapatkan pegawai melalui KMS dapat diimplementasikan dengan mudah untuk mendorong etika serta kemandirian kerja yang baik. Hal tersebut tentunya secara langsung akan meningkatkan value pegawai dalam hal menjalankan proses bisnis. Di sisi lain, perusahaan tidak perlu lagi mengadakan banyak pelatihan kepegawaian untuk memoles pegawainya menjadi lebih cakap dalam bekerja.

Tips Memilih Knowledge Management System untuk Bisnis Anda

Jika telah memutuskan untuk menggunakan KMS, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan sebelum memilih vendor yang tepat. Di antaranya sebagai berikut.

1. Kebutuhan

Sebelum memilih sistem knowledge management, ada baiknya Anda memastikan kebutuhan yang dimiliki. KMS memiliki beberapa tipe yang banyak beredar di pasaran. Beberapa tipe tersebut di antaranya: discovering, capturing, sharing, applying, serta gabungan semua tipe tersebut. Tipe-tipe tersebut biasanya disesuaikan dengan kebutuhan SDM perusahaan Anda karena pada dasarnya setiap pegawai memiliki perbedaan dalam hal berbagi dan menerima pengetahuan untuk memecahkan persoalan yang ada. Jika menginginkan suatu sistem yang dapat menekankan kolaborasi antartim, maka disarankan untuk mencari sistem yang menggabungkan semua tipe.

2. Solusi yang Ditawarkan Provider

Sama halnya dengan poin nomor satu yang menekankan pada tipe-tipe sistem knowledge management. Namun, Anda mungkin perlu memilih sistem yang dapat terintegrasi dengan beberapa sistem lain yang dapat mendukung proses bisnis yang dijalankan. Misalnya, jika menggunakan sistem SharePoint, Anda akan dibekali dengan fitur versioning yang dapat melacak setiap perubahan yang terjadi pada konten di dalam sistem.

Ada baiknya Anda berkonsultasi dengan software house atau pengembang software yang kredibel untuk mengetahui jenis-jenis solusi yang perlu ada dalam sistem Knowledge Management yang diinginkan.

3. Keamanan

Hal terpenting lainnya untuk dipertimbangkan adalah menyangkut keamanan suatu sistem. Keamanan sistem knowledge management menjadi krusial karena menyimpan banyak aset yang bersifat confidential. Maka dari itu, hanya beberapa pihak dalam cakupan perusahaan yang diizinkan untuk mengakses sistem. Beberapa sistem knowledge management yang beredar di pasaran menawarkan jaringan intranet yang berarti hanya bisa diakses oleh beberapa pihak yang diberikan akses login.

Anda bisa meminta banyak informasi kepada provider mengenai prosedur keamanan dari layanan yang mereka tawarkan sebelum akhirnya memutuskan untuk menggunakan layanan yang diinginkan.

Published by Novelia

Lulusan sarjana dan magister dari jurusan Ilmu Komunikasi Universitas Indonesia, berturut-turut pada tahun 2013 dan 2017. Saat ini menjadi seorang penulis dan peneliti pada media berita online validnews.id.

Leave a Reply

Your email address will not be published.