Panduan & Tips Software, Software

Document Management System (DMS) untuk Mengelola Dokumen Perusahaan

Setiap perusahaan, tak peduli bergerak di sektor apa, tentu punya segudang dokumen yang menjadi asetnya. Dokumen-dokumen tersebut tentunya punya fungsi masing-masing dan perlu diatur rapi agar tak tercecer dan sulit dicari ketika dibutuhkan kembali. Soalnya, kalau dokumen-dokumen tersebut berantakan dan sulit dicari, tentunya performa perusahaan lah yang bakal terganggu. Jalannya bisnis pun jadi tidak efisien.

Salah satu hasil dari riset yang dilakukan Pricewater Research menunjukkan, perusahaan di Amerika Serikat menghabiskan US $20 untuk memproduksi dokumen, US $120 untuk melakukan pencarian terhadap dokumen tertentu, serta US $220 untuk melakukan produksi ulang dokumen yang hilang. Oleh karena itu, menjadi sangat penting bagi tiap perusahaan untuk memiliki sistem manajemen dokumen yang baik demi menghindari ketidakefektifan ini.

Kesadaran untuk mengatur dokumen sebenarnya sudah ada di benak para pebisnis sejak lama. Perkembangan berbagai teknologi untuk mengelola dokumen yang kian maju pun jadi buktinya. Jika pada tahun 1960-an masyarakat baru berinovasi dengan mesin fotokopi untuk memudahkan proses duplikasi dokumen, pada tahun 1980-an sudah tercipta teknologi personal computing, word-processing, serta sejumlah software lainnya yang punya kemampuan me-reuse informasi atau data.

Meski begitu, awalnya sistem pengelolaan dokumen masih bersifat manual dan membuahkan berbagai kesulitan. Misalnya, dalam hal mencari dokumen secara spesifik, memilah versi terbaru sebuah dokumen, menyampaikan dokumen ke pihak atau karyawan yang membutuhkan, atau sekadar menemukannya di antara banyaknya lemari di kantor.

Untungnya, teknologi internet akhirnya tercipta. Berbagai software yang mampu mengelola dokumen-dokumen bisnis perusahaan pun ikut hadir. Hanya bersyarat koneksi internet, manajemen ratusan, bahkan ribuan, informasi yang tersimpan dalam dokumen-dokumen milik perusahaan dapat diakses dan dikelola bersama orang setiap pegawai melalui software Document Management System (DMS).

Kemudahan yang ditawarkan DMS tak ayal membuat banyak perusahaan menjadikannya andalan. Bahkan, menurut Mordor Intelligence, permintaan akan software ini terus berkembang pesat di pasaran. Nilai market size DMS secara global yang pada tahun 2020 berkisar pada angka US $5,51 miliar diperkirakan bakal melonjak hingga US $11,4 miliar pada 2026 dengan CAGR 13,05%. Tak heran, toh keberadaannya terbukti berguna bagi efektivitas dan efisiensi bisnis.

Apa itu Software DMS?

Berkembangnya zaman kepada era digitalisasi membawa kita pada tersedianya berbagai fitur elektronik. Termasuk dokumen elektronik. Transisi dari dokumen cetak kepada era dokumen elektronik alias softcopy ini tentu perlu diiringi dengan suatu sistem yang mampu mengelolanya dengan baik. Adalah DMS, aplikasi yang memiliki fungsi pengelolaan tersebut.

Baca juga:

DMS, singkatan dari Document Management System, merupakan suatu sistem komputer dan atau aplikasi yang memungkinkan penyimpanan, pengelolaan, serta pelacakan pada dokumen elektronik yang Anda miliki. Tujuannya, agar pengguna dapat dimudahkan mengorganisasi dan mengamankan dokumen-dokumen elektroniknya. Aplikasi ini juga memungkinkan para penggunanya untuk masuk ke dalam sistem secara bersamaan, sehingga sangat efektif digunakan dalam sebuah perusahaan.

Menilik 4 Manfaat DMS

Setidaknya ada 4 manfaat yang bisa diraih jika Anda menggunakan software DMS untuk bisnis yang dijalani. Manfaat-manfaat tersebut meliputi poin-poin berikut ini.

1. Keamanan

Mengelola dokumen-dokumen perusahaan yang jumlahnya tidak sedikit tentu bukan hal yang mudah. Jika dilakukan secara manual, ketelitian dan kemampuan manajemen akan sangat dibutuhkan. Apalagi kalau dokumen tersebut berupa data yang sudah tercetak ke dalam bentuk fisik. Bencana tertentu atau hal tak terduga bisa saja terjadi yang berakibat rusak, bahkan hilangnya dokumen.

Selain itu dokumen yang tercetak dalam bentuk fisik tentu akan sangat memakan tempat penyimpanan. Jika tidak muat dalam lemari-lemari di kantor, bisa saja sejumlah dokumen tercampur dengan inventaris kantor lainnya. Atau lebih parahnya, tercecer di tempat-tempat tertentu dan dibuang karena dikira tak terpakai.

Penggunaan Software Document Management System akan membantu mengelola dokumen-dokumen kantor yang berbentuk softcopy dengan teratur. Dokumen-dokumen dapat disimpan pada satu tempat sentral tanpa perlu khawatir akan hilang ataupun rusak.

2. Efektivitas Pengelolaan

Bayangkan ada ratusan atau bahkan ribuan dokumen yang dimiliki perusahaan Anda. Lalu suatu saat, Anda perlu mencari sebuah dokumen yang sangat spesifik ditulis pada tahun tertentu, oleh pegawai tertentu, dan dengan kategori dokumen tertentu. Bagaimana Anda menemukan dokumen itu jika tidak ada sistem manajemen yang baik?

DMS akan sangat membantu Anda dalam kondisi seperti ini. Fitur search yang umumnya ada pada setiap aplikasi ini akan membantu Anda mem-filter kategori-kategori untuk menemukan dokumen yang Anda cari. Setiap pegawai dapat mengakses dokumen yang mereka inginkan,

Tak cuma itu, DMS secara tidak langsung juga mendorong efektivitas kinerja perusahaan. Melalui fitur workflow, setiap user dapat mengakses dokumen-dokumen dalam sistem secara kolaboratif. Di dalamnya, dapat diatur wewenang tiap pegawai dalam melakukan action terhadap dokumen yang ada dalam sistem.

Setiap pegawai bisa menindaklanjuti dokumen tertentu sesuai kewenangan yang dimiliki. Ada yang hanya bisa membaca (read), ada yang bisa melakukan penyuntingan (edit), ada pula yang punya hak menghapus (delete) dokumen.

Pengaturan ini akan membantu membuat bisnis berjalan dengan tertib. Tidak ada pegawai yang melewati wewenang yang diberikan para direksi perusahaan terhadapnya. Semua berjalan sesuai porsinya.

3. Produktivitas

Tanpa software Document Management System, menemukan dokumen tertentu akan terasa membebani. Pertama, seseorang harus bertanya kepada divisi yang bertanggung jawab pada pengelolaan dokumen-dokumen perusahaan. Lalu ia akan secara manual mencari dokumen tersebut dengan petunjuk yang diberikan. Itu pun jika dokumen-dokumen sudah tersimpan rapi dan jelas di mana posisinya.

Panjangnya “perjalanan” yang mesti ditempuh untuk mengakses suatu dokumen, akan membuat pegawai malas melakukan pencarian. Masalahnya, bisa saja dokumen yang seharusnya dicari tersebut adalah modul tertentu yang bisa meningkatkan kualitas kerja sang pegawai jika dipelajari olehnya. Namun karena terkesan merepotkan, pegawai bakal berpikir dua kali sebelum berusaha mengaksesnya.

Dengan digunakannya software DMS, pencarian dokumen akan lebih mudah. Pegawai tidak perlu menghabiskan waktu bertanya, meminta izin meminjam, hingga mendapatkan dokumen tertentu. Semua telah diatur dan dapat diakses kapan saja dalam DMS.

Kemudahan ini tentu saja membuat pegawai lebih nyaman dan tidak malas mengakses dokumen yang bermanfaat baginya. Dokumen-dokumen penting yang berguna untuk mengembangkan kualitas SDM bisa didapat dengan mudah. Akhirnya produktivitas kerja pun dapat ditingkatkan.

4. Efisiensi Biaya dan Waktu

Pada pengelolaan dokumen yang dilakuan secara manual dan tanpa bantuan software DMS, anggaran perusahaan lebih besar. Pengeluaran akan meningkat karena setiap dokumen perlu dicetak ke dalam bentuk fisik. Dengan DMS, Anda bisa menghemat biaya yang seharusnya digunakan untuk mencetak dan membeli kertas.

Di sisi lain, waktu kerja juga dapat turut dihemat ketika Anda menggunakan document management system. Akses terhadap dokumen yang lebih mudah dimungkinkan, membuat setiap pegawai yang dipilih sebagai user bisa mendapatkan apa yang diinginkannya dalam waktu singkat, dengan atau tanpa fitur search pada sistem software ini.

Tips Memilih DMS untuk Bisnis Anda

Jika sudah memutuskan untuk menggunakan software Document Management System, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan. Berikut ini beberapa faktor yang akan membantu memilih vendor DMS yang tepat bagi bisnis Anda.

1. Reputasi Vendor

Kualitas produk sudah tentu menjadi hal yang penting dalam pemilihan DMS untuk bisnis Anda. Pilihlah vendor yang memiliki riwayat pengalaman yang baik. Lihat seberapa banyak klien yang menjadi tanggung jawab vendor tersebut selama ini dan bagaimana penilaian mereka atas produk DMS yang ditawarkan vendor.

Selain itu, pertanyakan juga fasilitas-fasilitas di luar sistem DMS yang ditawarkan vendor. Apakah ada garansi atau jaminan yang ditawarkan ketika terjadi troubleshoot? Bagaimana pertanggungjawaban mereka? Pastikan juga hal-hal detail lainnya yang membuat Anda yakin akan mendapatkan layanan terbaik vendor.

2. Kemampuan Integrasi dan Kolaborasi

Efektivitas komunikasi dan interaksi antarpegawai dalam bekerja merupakan salah satu kunci dari efisiensi bisnis Anda. Pastikan DMS yang Anda pilih memiliki kemampuan terbaik yang memfasilitasi hal ini. Pertimbangkan kemudahan menggunakan software ini oleh karyawan dengan level kemampuan teknologi setinggi apa pun. Pastikan juga fitur untuk berkolaborasi dalam sistem cukup mumpuni.

Selain itu, berdasarkan publikasi The Digital Office Whitepaper dari AIIM, tercatat ada 53%  responden menginginkan solusi yang mempermudah dan menyederhanakan manajemen dokumen mereka. Lalu, 32% di antaranya menginginkan proses penyetujuan dokumen dapat dilakukan via mobile. Jadi, ada baiknya pertimbangkan juga kemampuan vendor untuk menyediakan versi mobile dari aplikasi. Hal ini bakal membantu akses pegawai terhadap dokumen jika dibutuhkan dalam kondisi terdesak sekalipun.

3. Keamanan Digital

Setiap sistem DMS umumnya memiliki fitur yang memungkinkan Anda mengatur siapa saja yang berhak melakukan penyuntingan dan tindak lanjut lainnya. Namun ada anomali tertentu. Misalkan dokumen telah diatur dalam sistem agar hanya dapat diedit atau delete oleh Anda sendiri. Namun kemudian Anda melihat adanya perubahan pada isi dokumen itu tanpa penyuntingan oleh Anda sebelumnya.  Ada kemungkinan dokumen dalam sistem DMS yang Anda gunakan mengalami peretasan atau pembobolan.

Hal ini tentu jadi masalah besar bagi Anda, apalagi jika Anda tak memiliki dokumen back up. Untuk itu, pastikan vendor DMS yang Anda pilih memiliki perlindungan yang mengamankannya dari gangguan peretasan, maupun virus atau malware yang berpotensi merusak dan mencuri dokumen perusahaan yang ada dalam sistem tersebut.

Published by Novelia

Lulusan sarjana dan magister dari jurusan Ilmu Komunikasi Universitas Indonesia, berturut-turut pada tahun 2013 dan 2017. Saat ini menjadi seorang penulis dan peneliti pada media berita online validnews.id.

Leave a Reply

Your email address will not be published.