Membedah Kebutuhan Software untuk Perusahaan

by

Menjalankan sebuah perusahaan, bukanlah pekerjaan mudah. Anda membutuhkan software yang tepat untuk setiap departemen. Secara umum, ada beberapa departemen dalam perusahaan. Mulai dari Departemen Pengadaan, Produksi, Pemasaran dan Penjualan, Customer Service, Human Resource, Keuangan dan Akuntansi, dan Teknologi Informasi.

Pada artikel kali ini, saya akan membedah apa saja kebutuhan software untuk setiap departemen di perusahaan Anda. Bagi Anda pemilik bisnis, list di bawah ini berguna untuk perencanaan implementasi IT. Sedangkan bagi Anda pemilik perusahaan software, dapat menggunakan list ini untuk memberi gambaran apa saja yang dapat ditawarkan ke klien Anda. Saya mengurutkannya berdasarkan yang paling banyak digunakan. Mari kita pelajari.

Software untuk Departemen Pemasaran dan Penjualan

1. CMS – Content Management System / Website Builder

CMS, singkatan dari Content Management System, adalah sebuah software untuk membuat dan mengelola konten website. Baik itu website company profile, maupun blog perusahaan. Istilah CMS pertama kali diperkenalkan pada awal tahun 1990. Ketika konsep SaaS mulai populer, CMS yang ditawarkan secara berlangganan lebih populer dengan sebutan Website Builder. Namun, secara fungsi baik CMS dan Website Builder memiliki kesamaan, membuat dan mengelola website.

Contoh dari CMS atau Website Builder ini adalah: WordPress, Joomla, Blogspot, Wix, Weebly, dan lainnya.

Baca juga: Menganalisis Harga Pembuatan Website Perusahaan

2. Software Desain Grafis

Membuat logo, kartu nama, kop surat, desain brosur, dan alat pemasaran lainnya, Anda dapat menggunakan software desain grafis. Dulu, software desain grafis ini berbasis desktop dan banyak yang menggunakan versi bajakan. Saat ini sudah banyak yang tersedia dalam versi cloud dengan konsep berlangganan.

Contoh dari Software Desain Grafis ini adalah: CorelDraw, Adobe Photoshop, Canva, dan lainnya.

3. E-Commerce

Sebelum penjualan online banyak dilakukan melalui marketplace, perusahaan melakukan penjualan melalui toko online sendiri. Untuk membuat toko online ini, Anda dapat menggunakan software e-commerce. Software c-commerce membantu Anda mulai dari pemesanan, invoice, pembayaran, dan pencatatan pengiriman.

Contoh dari Software E-Commerce ini adalah: OpenCart, OSCommerce, Magento, Shopify, BigCommerce, dan lainnya.

4. Software Manajemen Order

Ketika banyak startup marketplace bermunculan, pebisnis online banyak yang beralih dari toko online ke marketplace. Di sana semua penjual dan pembeli berkumpul, seperti pasar. Pasar online. Dengan banyaknya marketplace seperti Tokopedia, Shopee, Bukalapak, dan lainnya, maka Anda membutuhkan platform untuk mengelola order dan inventori agar saling terhubung. Dengan menggunakan software manajemen order, Anda cukup mengelola order dan inventori melalui 1 platform. Anda tidak perlu mengunggah data produk satu persatu, dan memeriksa order setiap marketplace satu per satu. Cukup melalui software manajemen order tersebut.

Contoh Software Manajemen Order ini adalah: Jubelio, Sirclo Connexi, Zilingo Connect, dan lainnya.

5. POS – Point of Sales

Penjualan secara offline, dicatat menggunakan POS, Point of Sales. Versi sederhananya disebut Software Kasir. POS berfungsi untuk mencatat penjualan di mini market, restoran, kafe, dan bisnis retail lainnya.

Contoh Software POS ini adalah: Moka, Pawoon, Qasir, dan lainnya.

6. Software CRM Pemasaran

Software CRM Pemasaran berfungsi untuk mengelola segala aktivitas pemasaran digital. Mulai dari kampanye iklan berbayar, email marketing, integrasi dengan media sosial, dan membuat form untuk mencatat lead (lead magnet).

Contoh Software CRM Pemasaran ini adalah: Hubspot, Marketo, ActiveCampaign, dan lainnya.

7. Software CRM Penjualan

Berbeda dengan CRM Pemasaran, Software CRM Penjualan digunakan untuk mengelola segala aktivitas penjualan. Mulai dari prospecting, penawaran, sampai closing. Sebelum membeli sampai menjadi pelanggan. Dengan menggunakan Software CRM Penjualan, akan mempermudah mengelola sales pipeline, dan meningkatkan penjualan perusahaan Anda.

Contoh Software CRM Penjualan ini adalah: Salesforce, Hubspot, Zoho CRM, dan lainnya.

Baca juga:

8. Software Email Marketing

Software Email Marketing ini sebenarnya merupakan bagian dari software CRM pemasaran. Dibuat versi mikronya (micro saas), disebutlah software email marketing. Software ini berfokus pada layanan pengiriman email secara massal.

Contoh Software Email Marketing ini adalah: Mailchimp, SendinBlue, Kirim Email, dan lainnya.

9. Software Manajemen Media Sosial

Sama seperti software email marketing, software manajemen media sosial ini juga merupakan pecahan dari software CRM pemasaran. Dengan menggunakan software ini, Anda dapat mengelola konten dan interaksi dengan audience Anda melalui satu platform.

Contoh Software Manajemen Media Sosial ini adalah: Hootsuite, Buffer, Sprout Social, dan lainnya.

10. SEO Tools

SEO tools adalah software yang sering digunakan para internet marketer dan spesialis SEO. Dengan menggunakan tools ini, Anda dapat menganalisis kompetisi kata kunci dan konten di mesin pencari. Tools ini dapat membantu perusahaan Anda untuk memenangkan persaingan di mesin pencari.

Contoh SEO Tools ini adalah: Google Trends, Semrush, Ahrefs, dan lainnya.

Software untuk Departemen Keuangan dan Akuntansi

1. Software Akuntansi

Untuk Departemen Keuangan dan Akuntansi, sudah pasti yang dibutuhkan adalah Software Akuntansi. Software akuntansi digunakan untuk mencatat semua transaksi keuangan di perusahaan. Pembukuan dilakukan secara otomatis, sehingga mengurangi risiko human-error. Dengan software akuntansi, Anda dapat mengakses laporan keuangan kapan pun dan dimana pun.

Contoh Software Akuntansi ini adalah: Accurate, Zahir, Jurnal, dan lainnya.

Baca juga:

2. Software Manajemen Anggaran

Fungsi manajemen anggaran, ada yang tersedia di Software Akuntansi. Namun, ada juga yang tidak ada. Software Manajemen Anggaran ini dibuat untuk perencanaan anggaran perusahaan, setiap departemen. Setelah itu, ketika ada realisasi dari pos anggaran, akan tercatat dan mengurangi anggaran yang ada.

Contoh Software Manajemen Anggaran ini adalah: Scoro, Centage, Prophix, dan lainnya.

3. Software Manajemen Aset

Sama seperti software manajemen anggaran, software Manajemen Aset biasanya ada yang tersedia di Software Akuntansi, ada juga yang tidak. Software Manajemen Aset digunakan untuk mengelola aset tetap perusahaan, kapan perolehannya, kapan depresiasi, kapan harus maintenance, dan sebagainya.

Contoh Software Manajemen Aset ini adalah: Asset Panda, AssetTiger, VemaFATS, dan lainnya.

Software untuk Departemen Human Resource

1. Software HRIS & Payroll

Software HRIS dan Payroll adalah software yang digunakan departemen HR untuk mengelola data karyawan dan proses penggajian. Semua data karyawan, riwayat pekerjaan, riwayat jabatan, cuti, dll tersimpan di HRIS. Sedangkan software payroll digunakan untuk mengelola gaji.

Contoh Software HRIS & Payroll ini adalah: SAP SuccessFactors, Zenefits, Gusto, dan lainnya.

Baca juga: 20 Software Payroll & HRIS Terbaik Indonesia

2. LMS – Learning Management System

LMS, Learning Management System, bisa juga disebut dengan e-learning platform. LMS digunakan untuk mendistribusikan konten pembelajaran. Baik itu berupa teks, audio, hingga video. LMS dilengkapi dengan manajemen kelas dan evaluasi pembelajaran.

Contoh Learning Management System ini adalah: Moodle, Docebo, TalentLMS, dan lainnya.

3. KMS – Knowledge Management System

Selain LMS, ada juga yang dinamakan KMS, yaitu Knowledge Management System. Software KMS berfungsi untuk menyimpan semua pengetahuan (knowledge) yang dimiliki karyawan ke dalam sebuah sistem. Tujuannya adalah agar pengetahuan perusahaan tidak hanya tersimpan di kepala, tapi tercatat di KMS. Sehingga pengetahuan ini dapat diakses dan dipelajari oleh karyawan lain. Salah satu bentuk KMS yang cukup populer adalah FAQ, Frequently Asked Questions. Biasa digunakan oleh tim customer service untuk menangani permasalahan pelanggan.

Contoh Knowledge Management System ini adalah: Document360, Atlassian Confluence, Stackoverflow, dan lainnya.

Software untuk Departemen Customer Service

1. Software CRM Pelayanan

Software CRM Pelayanan adalah software CRM yang digunakan oleh departemen Customer Service. Software ini digunakan untuk mendokumentasikan informasi tentang produk, keluhan pelanggan, dan mengelola kasus.

Contoh Software CRM Pelayanan ini adalah: Salesforce, Pega, Kissflow, dan lainnya.

2. Contact Center

Contact Center adalah software yang digunakan untuk mengelola komunikasi pelanggan yang terintegrasi. Dengan menggunakan Contact Center ini, pelanggan dapat berkomunikasi melalui berbagai media. Seperti telepon, email, live chat, bahkan media sosial. Dengan menggunakan software Contact Center, riwayat komunikasi disimpan dalam 1 platform yang sama, meskipun kanal yang digunakan berbeda-beda.

Contoh Software Contact Center ini adalah: Avaya, RingCentral, Genesys, dan yang lainnya.

Software untuk Departemen Produksi

1. Software Manajemen Proyek dan Tugas

Departemen Produksi tidak hanya dimiliki industri manufaktur. Perusahaan jasa, juga memilikinya. Salah satu software yang sering digunakan adalah Software Manajemen Proyek dan Tugas. Dengan menggunakan software ini, tim produksi dapat mengelola proyek dengan lebih baik. Mulai dari perencanaan hingga eksekusi. Software ini juga dilengkapi fitur pembagian tugas: apa yang dikerjakan, siapa yang mengerjakan, dan kapan harus diselesaikan.

Contoh Software Manajemen Proyek dan Tugas ini adalah: Trello, Jira, Bitrix24, dan yang lainnya.

2. MRP – Material Requirements Planning

Material Requirements Planning, MRP adalah sebuah software yang digunakan untuk mengelola sumber daya material yang digunakan untuk bahan baku dan pendukung produksi. Dengan menggunakan software ini, pengguna dapat melakukan estimasi kebutuhan material, berapa biayanya, dan timeline pengadaannya.

Contoh Material Requirements Planning ini adalah: Netsuite, Fishbowl, Katana, dan yang lainnya.

Software untuk Departemen Pengadaan

1. E-Procurement

E-Procurement adalah platform untuk mengelola pengadaan secara online. Software ini banyak digunakan perusahaan besar. Dengan menggunakan e-procurement, perusahaan dapat mengumumkan kebutuhan pengadaan secara online. Vendor mendaftar dan mengirim dokumen persyaratan secara online dan mandiri. E-Procurement juga dilengkapi dengan sistem bidding. Dengan software ini semua proses pengadaan dilakukan secara online.

Contoh E-Procurement ini adalah: SAP Ariba, Procurify, Coupa Procurement, dan yang lainnya.

2. VMS – Vendor Management System

VMS atau Vendor Management System adalah software untuk mengelola data dan kinerja vendor. Software ini merupakan pecahan dari e-procurement. Software ini berfokus pada evaluasi kinerja vendor pengadaan barang dan jasa.

Contoh Vendor Management System ini adalah: SAP Fieldglass, Gatekeeper, Precoro, dan yang lainnya.

Software untuk Departemen Teknologi Informasi

1. Software IT Asset Management

Selain manajemen aset tetap, perusahaan juga perlu mengelola aset IT. Software yang digunakan untuk mengelola aset IT disebut Software IT Asset Management. Software ini digunakan untuk mencatat aset IT perusahaan, baik itu hardware maupun software.

Contoh Software IT Asset Management ini adalah: ManageEnginer, ServiceNow ITSM, SolarWinds, dan yang lainnya.

2. BPMS – Business Process Management System / No-code & Low-code Platform

Software ini sedang populer, BPMS atau Business Process Management System. Saat ini lebih dikenal dengan no-code / low-code platform. Dengan menggunakan BPMS ini, tim IT dapat membuat aplikasi tanpa (atau minim) koding. BPMS menyediakan tools untuk membuat form dan mengatur alur proses bisnisnya. Software ini juga dapat digunakan untuk integrasi dengan aplikasi lain.

Contoh BPMS ini adalah: ProcessMaker, Creatio, Camunda, dan yang lainnya.

Software untuk Mendukung Perusahaan Secara Umum

Selain software yang digunakan spesifik untuk setiap departemen. Ada juga software yang dapat digunakan oleh semua departemen. Berikut ini list-nya.

1. ERP – Enterprise Resource Planning

ERP, Enterprise Resource Planning adalah software untuk mengelola semua sumber daya perusahaan. Software ini mencakup hampir semua aspek dalam perusahaan. Mulai dari pengadaan, gudang, penjualan, HR, hingga keuangan dan akuntansi. Jika perusahaan kecil cukup menggunakan software akuntansi, maka perusahaan menengah dan besar lebih memilih mengimplementasikan software ERP ini.

Contoh software ERP ini adalah: SAP, Odoo, Acumatica, dan yang lainnya.

2. Software Komunikasi dan Kolaborasi

Dengan skala perusahaan yang semakin besar, karyawan semakin banyak, maka tantangan komunikasi akan semakin tinggi. Software komunikasi dan kolaborasi inilah solusinya. Yang paling sederhana, software ini dapat berbentuk aplikasi chatting. Selain komunikasi, ada juga yang berfungsi untuk kolaborasi. Seperti kolaborasi dalam pengerjaan dokumen. Dokumen diletakkan di cloud yang dapat diakses bersama-sama.

Contoh Software Komunikasi dan Kolaborasi ini adalah: WhatsApp, Slack, Google Drive, dan yang lainnya.

3. Payment Gateway

Selain software untuk produktivitas internal perusahaan, perusahaan juga membutuhkan otomatisasi aktivitas dengan eksternal perusahaan. Salah satunya adalah Payment Gateway. Payment Gateway digunakan untuk mempermudah penerbitan invoice dan menangani proses pembayaran dari pelanggan. Payment Gateway mendukung berbagai macam kanal pembayaran. Mulai dari transfer bank, kartu kredit, bahkan melaui gerai-gerai toko retail.

Contoh Payment Gateway ini adalah: Midtrans, Doku, Xendit, dan yang lainnya.

4. DMS – Document Management System

DMS, Document Management System, adalah software yang digunakan untuk mengelola dokumen secara digital. Tujuan utama DMS adalah mengurangi penggunaan kertas. Dokumen dipindahkan ke format digital. Dengan menggunakan DMS, Anda dapat melakukan kategorisasi dokumen, memberi label kata kunci, bahkan memindai hasil scan (gambar) ke dalam format teks (disebut OCR).

Contoh Document Management System ini adalah: Alfresco, OnlyOffice, Docuware, dan lainnya.

5. BI – Business Intelligence

Yang terakhir adalah software Business Intelligence atau BI. Software ini digunakan untuk membuat dasbor eksekutif atau membuat visualisasi data. Software ini membantu tim pelaksana dalam membuat dasbor dan laporan. Untuk manajemen, software ini berfungsi untuk mendukung pengambilan keputusan strategis.

Contoh software Business Intelligence ini adalah: Tableau, Power BI, Metabase, dan lainnya.

Baca juga:

Rekomendasi:

Leave a Comment