Cara Memilih Software ERP yang Tepat untuk Perusahaan

Teknovidia.comCara Memilih Software ERP-Ketika sebuah organisasi meningkatkan dan mengotomatiskan operasi bisnisnya, muncul pertanyaan tentang penerapan software perencanaan sumber daya perusahaan atau enterprise resource planning (ERP). Sistem menggabungkan semua data, prosedur, dan aplikasi perusahaan menjadi satu kesatuan, yang meningkatkan efisiensi karyawan individu dan seluruh organisasi. Terkadang sulit menemukan sistem siap pakai yang akan mendukung semua kebutuhan bisnis. Oleh karena itu, perusahaan sering memesan pengembangan solusi software ERP. Jadi apa yang harus Anda perhatikan ketika perusahaan outsourcing sedang mengerjakan ERP Anda?

ERP menjadi semacam jembatan antara berbagai departemen perusahaan. Sistem memudahkan pertukaran data melalui Inetrface umum. Program ini sangat nyaman sehingga tidak hanya perusahaan besar, tetapi juga bisnis menengah yang sedang berkembang tertarik dengan solusi ERP individu. Teknovidia akan membahas tentang Cara Memilih Software ERP yang Tepat untuk Perusahaan

Mengapa Perusahaan Berinvestasi dalam ERP?

Seperti pengguna lainnya, lebih mudah bagi perusahaan untuk mempercayai program yang memiliki ulasan positif. Sistem ERP memiliki citra yang terhormat. Hal ini dikonfirmasi oleh 95% peserta survei Panorama Consulting Solutions. Perusahaan mencatat bahwa sistem manajemen perusahaan membantu mereka untuk:

  • Meningkatkan produktivitas (64%);
  • Memacu pertumbuhan perusahaan (57%);
  • Mengurangi biaya (57%);
  • Meningkatkan layanan pelanggan (54%);
  • Mempermudah pekerjaan staf (54%);
  • Mengoptimalkan integrasi sistem (41%);
  • Meningkatkan tugas lain dari inventaris hingga penjualan.

Jika program perusahaan saat ini tidak dapat memberikan keuntungan di atas, ada baiknya mempertimbangkan bagaimana mengimplementasikan software yang lebih canggih. Sistem baru ini akan memecahkan masalah yang ada dan membantu bisnis untuk tumbuh dan berkembang dengan sukses.Cara Memilih Software ERP yang Tepat untuk Perusahaan sangat penting dilakukan. Inilah alasan mengapa perusahaan berinvestasi dalam software ERP khusus

ERP Meningkatkan Profitabilitas Bisnis

Keberhasilan perusahaan terkait langsung dengan teknologi baru. Jika proses bisnis terkait dengan sistem lama, akan lebih sulit bagi perusahaan untuk mempertahankan produktivitas. software terkini mengurangi jumlah langkah untuk mencapai hasil yang diinginkan dan dengan demikian menghemat waktu. Karyawan membuat lebih sedikit kesalahan dan melayani pelanggan dengan lebih baik ketika proses kerja ditetapkan secara efektif.

Meningkatkan Komunikasi Antar Departemen

ERP memecahkan masalah lain yang sangat penting — pertukaran informasi antar departemen perusahaan. Apalagi, baik dalam satu kantor maupun antar cabang yang berada di kota atau negara yang berbeda. Alat ERP berbasis cloud menghilangkan hambatan geografis. Karyawan dapat berkomunikasi satu sama lain dari lokasi berbeda secara real time tanpa penundaan. Sistem menggabungkan departemen, proses, dan data dari satu organisasi.

Cloud ERP mengumpulkan informasi dari semua perangkat yang terhubung ke Internet: laptop, tablet, dan smartphone. Ini memudahkan karyawan jarak jauh dan lapangan untuk mengakses sistem.

Dikembangkan untuk Kebutuhan Bisnis Tertentu

Perusahaan memiliki hak untuk menggunakan sistem ERP universal atau memesan solusi individual untuk kebutuhan mereka. Dalam kasus pertama, bisnis menerima program yang dapat diakses dengan fungsionalitas yang bermanfaat. Tetapi tidak semua fungsi yang diusulkan cocok untuk proses bisnis organisasi tertentu, sehingga beberapa di antaranya tidak berguna.

Ternyata ERP yang sudah jadi lebih murah, tetapi tidak mencakup semua pengaturan yang berharga untuk bisnis. Solusi software khusus dibuat “turnkey”, di mana setiap fungsi dipikirkan untuk memenuhi kebutuhan unik organisasi tertentu. Dengan software yang dikembangkan untuk industri tertentu, karyawan melakukan tugas mereka dengan lebih mudah, lebih cepat, dan lebih murah. Sistem ERP universal bisa jadi tidak nyaman dan tidak menguntungkan

Memberikan Akses ke Data Saat ini

Semua anggota tim perlu memiliki akses ke data terkini dan akurat untuk melakukan operasi kerja secara efisien dan benar. Dengan ERP, perusahaan seperti Andersen mengevaluasi KPI karyawan mereka. Bagian dari informasi yang diberikan oleh ERP membantu untuk berkomunikasi lebih baik dengan pelanggan, meningkatkan tingkat retensi, dan membawa pengguna ke penjualan. Sistem ERP yang tepat memastikan bahwa keputusan bisnis yang penting didasarkan pada data yang akurat.

Menyeleksi Salinan Data

Sebelum munculnya sistem ERP, perusahaan dengan beberapa departemen atau cabang memelihara database yang berbeda. Ketika diperlukan untuk berbagi informasi terpisah, karyawan tersebut membuat laporan dan mengirimkannya ke pihak yang berkepentingan. Proses ini panjang, membosankan dan menyebabkan duplikasi data. Dan jauh lebih mudah membuat kesalahan dalam informasi yang berlebihan

Dengan ERP, informasi tidak digandakan, karena karyawan memiliki akses ke repositori terpusat. Anda dapat menyimpan catatan keuangan yang akurat dan membuat prakiraan yang jelas tanpa membuat kesalahan

Fitur ERP Populer

Perusahaan memesan ERP untuk meningkatkan alur kerja, meningkatkan efisiensi, dan menyatukan berbagai departemen. Sistem ini memungkinkan Anda mengelola karyawan, inventaris, pesanan, aset, pengeluaran, dan melakukan operasi penting lainnya. Solusi perangkat lunak ERP dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis pribadi dengan menambahkan beberapa fungsi. Biasanya perusahaan menggunakan fungsi berikut:

Integrasi API

API adalah mekanisme yang menghubungkan dua atau lebih aplikasi satu sama lain. Berkat interface pemrograman aplikasi, departemen perusahaan membuat, memodifikasi, menghapus, atau mengirim data tanpa penundaan. Selain itu, dengan bantuan API yang dapat disesuaikan, pengembang perusahaan penuh waktu dapat secara mandiri menambahkan fungsi baru ke sistem.

 Otomatisasi Tugas

ERP memungkinkan Anda mengotomatiskan operasi berulang: penggajian, penagihan, pemrosesan pesanan, pengisian laporan, dan sebagainya. Informasi tidak perlu dimasukkan secara manual, dan kemungkinan kesalahan dikurangi menjadi nol. Selain itu, karena otomatisasi, pelanggan mendapatkan jawaban atas permintaan mereka lebih cepat.

Analisa Tingkat Lanjut

Tools pelaporan ERP dan analitik lanjutan memberikan gambaran singkat tentang keadaan bisnis. Untuk kenyamanan lebih, ERP mendemonstrasikan data dalam bentuk bagan dan tabel. Alat pelaporan dapat melacak hampir semua informasi: lalu lintas pencarian, tayangan di jejaring sosial, konversi, dan sumber serupa. Laporan dibuat, disimpan, dan didistribusikan dalam berbagai format.

Costumer Relationship Management (Pengelolaan hubungan pelanggan)

Fungsi  Costumer relationship management  (CRM) sering dihubungkan ke ERP. Ini adalah alat yang ampuh yang memproses informasi pemasaran dan meningkatkan layanan pelanggan. Dengan bantuan sistem, penjualan dilacak, kampanye iklan dievaluasi dan prosedur pemasaran penting lainnya dilakukan.

Menggabungkan ERP dan CRM di bawah satu atap menguntungkan dan nyaman. Kedua sistem menyimpan informasi pelanggan. Dengan mengintegrasikannya satu sama lain, perusahaan menghindari duplikasi informasi dan membuatnya rumit. Ketika CRM terhubung ke ERP, organisasi secara akurat melakukan inventarisasi, menghitung biaya barang, dan melakukan operasi lainnya.

 Manajemen Keuangan

Tools penting ini memudahkan untuk mengumpulkan data, membuat laporan, dan berbagi informasi keuangan dengan mitra. Modul keuangan ERP diotomatisasi, termasuk tools analitik, peramalan, dan pelaporan. Kesalahan akuntansi sederhana lebih mudah dideteksi dan dihindari. Semua dokumen keuangan terdaftar secara otomatis, sehingga tidak mungkin hilang

Pelacakan Proses

Dengan fungsi ini, manajemen perusahaan mendapatkan informasi berharga tentang seberapa produktif karyawan bekerja. Beginilah cara manajer melihat apa yang perlu diperbaiki dalam proses bisnis agar bisa berkembang dan tumbuh

Kapan Sistem ERP harus Dikembangkan?

Pengenalan sistem ERP ke dalam pekerjaan perusahaan bukanlah langkah mudah dan investasi yang serius. Manajer menganalisis proses dan sistem yang ada untuk memahami apa yang perlu dioptimalkan. Ada beberapa hal yang menunjukkan bahwa bisnis Anda membutuhkan sistem ERP.

Perusahaan memiliki CRM yang tidak mencukupi

Jika penjualan dan layanan tertinggal, masalahnya mungkin terletak pada sistem manajemen hubungan pelanggan yang tidak sempurna. Bagaimanapun, ini menyimpan kontak pengguna, riwayat komunikasi dengan mereka, arsip pesanan, dan daftar penjualan yang tidak lengkap.

Tandem CRM dan ERP penting agar spesialis selalu memiliki informasi terkini. Ketika perusahaan tidak mengintegrasikan CRM, departemen penjualan mungkin tidak mengetahui berapa banyak produk yang harus dikirim, dan karyawan menghabiskan waktu untuk mencari informasi yang diperlukan. Ketika sistem berfungsi sebagaimana mestinya, pelanggan puas dan lebih cenderung memesan ulang produk.

Sistem Saat ini Tidak Dapat Bekerja Satu Sama Lain

Seiring berkembangnya bisnis, ia memperoleh sistem perangkat lunak yang akhirnya menjadi usang atau tidak dapat berteman satu sama lain. ERP menjadi satu platform dengan repositori umum data terkini, yang dapat diakses oleh berbagai departemen perusahaan. Ini normal ketika bisnis berkembang melebihi perangkat lunak yang ada. Penting untuk memperhatikan hal ini tepat waktu dan memikirkan tentang sistem ERP yang lebih fleksibel yang akan tumbuh bersama bisnis.

 Tidak Mungkin Membuat Laporan Khusus

Sistem ERP siap pakai memiliki template laporan yang tidak selalu memenuhi kebutuhan organisasi. Mereka tidak dapat dikonfigurasi, sehingga menjadi sulit untuk mengelola proses industri.

ERP yang dikembangkan secara khusus disesuaikan dengan kebutuhan bisnis dan mencakup data dan indikator yang akurat dalam laporan. Sistem dapat dikonfigurasi untuk membuat laporan khusus dengan cepat dan mudah untuk industri tertentu

Pengguna Tidak Memiliki Akses ke Software di Smartphone

Dengan smartphone dan tablet, Anda bisa mendapatkan informasi di mana saja dan kapan saja. Jika perangkat lunak perusahaan tidak tersedia di perangkat seluler, maka akan kehilangan waktu dan uang karena karyawan tidak aktif di luar kantor. Misalnya saat mereka bekerja dari rumah atau sedang dalam perjalanan bisnis.

Solusi software ERP dapat diinstal pada perangkat apa pun dan terhubung dari mana saja selama ada Internet. Oleh karena itu, karyawan tetap berhubungan bahkan di luar kantor

Perusahaan Tidak Dapat Memenuhi Permintaan Pelanggan

Jika klien tidak puas dengan pekerjaan perusahaan, dia pergi. Pada saat yang sama, penjualan dan keuntungan berkurang. ERP meningkatkan proses bisnis. Pengguna mendapatkan jawaban atas pertanyaan mereka lebih cepat dan menjadi lebih setia kepada organisasi

Pengembangan dan implementasi ERP membutuhkan waktu dan sumber daya. Penting untuk memperhitungkan masalah bisnis saat ini dan kebutuhannya di masa depan. Sebelum mencari perusahaan outsourcing, Anda harus membuat daftar kebutuhan bisnis. Biasanya menunjukkan “rasa sakit” organisasi dan proses bisnis yang dapat memuaskan mereka. Dengan landasan ini, analis bisnis akan dengan cepat menentukan persyaratan fungsional dan memberikan permulaan kepada Developer

Apa yang Harus Dipertimbangkan Sebelum Mengembangkan ERP?

Pengembang membuat ERP dengan mempertimbangkan keinginan klien. Sebelum membuat perangkat lunak ERP individu, pelanggan harus mempertimbangkan nuansa berikut:

Tingkat Kematangan Perusahaan

Kematangan mengacu pada seberapa efektif organisasi mengelola proses bisnis. Ada lima tingkat kedewasaan:

  • Prosesnya tidak ditetapkanIni adalah entry level dengan manajemen yang tidak konsisten. Perusahaan tidak memiliki proses yang stabil, dan kesuksesannya lebih bergantung pada bakat karyawan penuh waktu. Bisnis seringkali melampaui anggaran dan waktu. Karena kekacauan itu, perusahaan bertindak secara spontan dan tanpa teknologi nano
  • Proses reaktif ( reactive process) Ini adalah level yang dapat dikelola yang mencakup metode untuk menyelamatkan bisnis selama kekacauan. Semua produk dan layanan kerja memenuhi standar, persyaratan, dan tujuan yang ditetapkan. Teknologi sederhana untuk bekerja dengan dokumen telah diperkenalkan
  • Proses yang dapat diprediksi-Level ini ditujukan untuk mendapatkan hasil yang dapat diprediksi dengan variasi yang terkontrol. Perusahaan dapat memprediksi kinerja proses dan menggunakan software khusus
  • Proses tertentu-Organisasi mampu menciptakan infrastruktur dan mencapai tujuan umum dan khusus. Proses pada tingkat kematangan ini dijelaskan lebih detail. Perusahaan mengelolanya secara proaktif, karena mereka lebih memahami hubungan di antara mereka. Perusahaan sudah menggunakan software
  • Tingkat Inovasi -Ketika proses yang stabil dan terkendali ditetapkan di perusahaan, dimungkinkan untuk mulai meningkatkan produk dan layanan bisnis. Perangkat lunak khusus meningkatkan proses teknologi dan terintegrasi dengan infrastruktur TI.

Infrastruktur TI

Infrastruktur TI saat ini menentukan apa yang seharusnya menjadi ERP. Lagi pula, saat mengembangkan sistem, kompatibilitas program diperhitungkan. Beberapa perangkat lunak hanya berfungsi dengan platform dan server tertentu. Jika ada masalah teknis dalam infrastruktur TI lama, pemrogram dapat menyelesaikannya dengan pengembangan Software ERP khusus.

Orang yang Tertarik

Sebelum mengembangkan software, ada baiknya mempertimbangkan keinginan mereka yang akan menggunakannya. Manajer proyek memerlukan informasi ini pada tahap analisis bisnis dan pembuatan arsitektur. Komunikasi yang tepat dengan pemangku kepentingan akan membantu menyelesaikan masalah secara efektif

Anggaran dan Kebutuhan Organisasi

Biaya pengembangan ERP adalah salah satu masalah terbesar bagi perusahaan. Penting bagi organisasi untuk merasakan keseimbangan antara “Saya mau” dan “Saya bisa”. Pada dasarnya, harga masalah bergantung pada ukuran dan kompleksitas program, serta apakah perlu diterapkan dan didukung di masa mendatang. Ruang lingkup pekerjaan, waktu dan model penetapan harga didiskusikan dengan perusahaan outsourcing. Developer selalu dapat menawarkan solusi kompromi dan menyarankan fungsi ERP prioritas

Bagaimana Pengembangan ERP?

Perlu dipahami bahwa pengembangan software ERP kustom adalah proses yang mencakup fase berurutan tertentu. Saat klien datang dengan permintaan, bukan berarti programmer langsung memulai coding. Proyek melewati beberapa tahap:

Penetapan Tujuan

Setiap aktivitas dimulai dengan tujuan. Dan tujuan yang jelas sangat penting untuk proyek TI, karena tujuan tersebut berfungsi sebagai pedoman bagi peserta. Tugas pelanggan adalah mencatat tujuan utama organisasi dan bagaimana sistem baru akan membantu mencapainya. Menurut aturan manajemen waktu, tujuan harus spesifik, terukur, realistis, dan terikat waktu.

Definisi Fungsi Software

Agar pengembang mengetahui fungsi mana yang harus dikembangkan, penting bagi pelanggan untuk mendeskripsikannya. Ketika tidak ada persyaratan fungsional, analis bisnis dari perusahaan IT outsourcing mengambil alih pengembangannya. Dia berkomunikasi dengan pelanggan, mengklarifikasi semua detail yang mungkin dan membentuk spesifikasi persyaratan perangkat lunak. Seluruh proyek akan didasarkan pada dokumen ini.

Membuat Roadmap Produk

Roadmap produk mirip dengan pengembangan software perusahaan dengan tenggat waktu yang ditentukan dan sumber daya yang diperlukan. Dengan bantuannya, manajer berkoordinasi dengan tim tentang pertumbuhan dan perubahan produk dari waktu ke waktu. Tim proyek pengembangan mendapatkan konteks yang membantu melakukan pekerjaan sehari-hari dan memahami arah selanjutnya.

Prioritas Fungsi

Hasilnya, kita mendapatkan daftar besar fungsi yang perlu diimplementasikan ke dalam sistem. Tidak mungkin menerapkannya secara bersamaan. Tidak ada anggaran dan waktu untuk semuanya sekaligus. Oleh karena itu, fungsi diprioritaskan untuk membuat yang dasar dan terpenting terlebih dahulu.

Membuat dan Menyetujui MVP

Berkat prioritas, dimungkinkan untuk mengimplementasikan MVP ( Minimum Viable Product) . Ini memiliki nilai yang cukup untuk menarik pengguna, menghasilkan keuntungan, dan ulasan pelanggan

Pengembangan Software ERP

Pengembangan software perusahaan itu sendiri mencakup pembuatan fungsionalitas dalam urutan prioritas sesuai dengan jadwal yang diterima. Pemrogram memperhitungkan aplikasi mana yang digunakan perusahaan dan bagaimana mengintegrasikan ERP dengannya.

Pengujian ERP

Selama pengujian, spesialis memeriksa apakah sistem baru memenuhi persyaratan fungsional dan non-fungsional tertentu. Pengujian keamanan, pengujian kinerja, pengujian beban, dan jenis pemeriksaan lainnya juga dilakukan.

Rilis dan integrasi ERP

Setelah ERP dirilis, dapat diintegrasikan dengan sistem lain untuk meningkatkan alur kerja internal. Ketika ERP digabungkan dengan alat internal, karyawan dapat berkomunikasi satu sama lain dan meningkatkan produktivitas mereka

Software ERP khusus hanya mencakup fungsi-fungsi yang benar-benar dibutuhkan perusahaan. Setelah selesainya pengembangan perangkat lunak perusahaan, prosesnya tidak berakhir. Organisasi harus:

  • Ajari staf untuk menggunakan program baru
  • Terus meningkatkan software berdasarkan feedback dari pengguna
  • Menyediakan pemeliharaan sofware terjadwal
  • Daftarkan staf dukungan teknis

Demikian tadi ulasan tentang Cara Memilih Software ERP yang Tepat untuk Perusahaan. Ketika memilih software ERP, pastikan sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan anda. Sekian dan semoga bermanfaat.Baca juga artikel lainnya hanya di Teknovidia.com

Leave a Comment