Panduan & Tips Software, Software

Learning Management System (LMS): Definisi, Manfaat, dan Tips Memilih

Pandemi yang disebabkan virus Covid-19, salah satunya berdampak pada penutupan sementara berbagai institusi pendidikan. Kondisi tersebut membuat masyarakat harus beradaptasi dengan ekosistem pendidikan yang baru. Metode edukasi bergeser menjadi sistem pembelajaran berbasis daring yang dapat dilakukan tanpa tatap muka secara langsung.

Tidak heran, analisis Fortune Business Insight, mengklaim bahwa market size dari Learning Management System (LMS) mengalami peningkatan tajam selama masa ini. Pasar LMS bahkan diprediksi bakal tumbuh dari US$ 13.38 miliar pada 2021 menjadi US$ 44.49 miliar pada 2028, dengan nilai CAGR 18.7% selama periode tersebut.

Pasalnya tidak hanya institusi pendidikan, perusahaan dari berbagai sektor juga diprediksi akan sangat membutuhkan LMS. Dengan fungsi membantu program pembelajaran elektronik, software ini dinilai mampu meningkatkan produktivitas karyawan. Tentu saja hal ini akan berdampak baik pada efektivitas dan efisiensi perusahaan.

Apa itu Learning Management System?

Learning Management System (LMS) adalah suatu sistem yang digunakan untuk mempermudah proses pembelajaran secara daring. Berbeda dengan pembelajaran atau pelatihan tatap muka, LMS mengizinkan penggunanya mempelajari materi dalam berbagai format digital serta mengedepankan penggunaan yang lebih fleksibel secara ruang dan waktu.

Belakangan ini, LMS sudah marak diimplementasikan sebagai varian baru dalam metode pembelajaran di dunia pendidikan. Hampir setiap institusi pendidikan mengimplementasikan sistem ini dalam metode ajar mereka. Bahkan sistem ini juga diimplementasikan oleh banyak perusahaan sebagai sistem yang memfasilitasi program pelatihan kerja bagi para staf. Bagi perusahaan, mengimplementasikan LMS adalah suatu inovasi penting yang mendorong efisiensi serta produktivitas.

5 Manfaat LMS

Demi menciptakan ekosistem bisnis berkelanjutan, dibutuhkan suatu sistem yang mampu mengangkat produktivitas perusahaan dalam menjalankan bisnis. LMS merupakan salah satu solusi yang dapat berperan sebagai pendorong produktivitas perusahaan ke tingkatan yang lebih baik. Setidaknya ada lima manfaat penting yang dapat diperoleh oleh perusahaan ketika mengimplementasikan LMS dalam aktivitas operasional bisnis, di antaranya sebagai berikut.

1. Efisiensi Biaya

Tidak dapat dipungkiri, masih banyak perusahaan yang mengadakan pelatihan kerja bagi SDM mereka secara luring. Hal tersebut dikarenakan cakupan aktivitas bisnis yang semakin luas dan membuat perusahaan membuka kantor cabang di beberapa kota agar semakin dekat menjangkau pasar maupun rantai pasok. Perusahaan pun perlu memastikan performa kerja para staf di setiap lokasi bisnis berada dalam koridor yang tepat dengan memberikan pelatihan kerja yang komprehensif. Kegiatan tersebut akhirnyanya membuat perusahaan mengeluarkan biaya yang besar.  

Kehadiran LMS sebagai teknologi yang digunakan dalam aktivitas manajemen SDM memungkinkan perusahaan menekan beban biaya yang besar karena pelatihan kerja bagi para staf secara luring. Beberapa beban biaya pelatihan luring seperti akomodasi, ongkos perjalanan, serta peralatan pelatihan yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk membina staf mereka bisa berkurang, bahkan menghilang dengan mengimplementasikan LMS

2. Pelatihan Kerja yang Fleksibel

Dengan mengimplementasikan LMS, perusahaan secara langsung memberikan fleksibilitas bagi para staf yang mengikuti program pelatihan kerja. Para staf dapat mengakses materi, ujian, serta forum pelatihan kapan pun dan di mana pun tanpa perlu meninggalkan tanggung jawab kerja hanya untuk menghadiri pelatihan kerja yang dilakukan secara luring. Fleksibilitas penggunaan yang ditawarkan oleh LMS membuat perusahaan tidak lagi perlu khawatir dengan penurunan produktivitas para staf yang mengikuti program pelatihan kerja.

3. Mengurangi Angka Turnover

Perusahaan yang mengimplementasikan LMS dalam aktivitas manajemen SDM biasanya terhindar dari peningkatan turnover staf. Peningkatan angka turnover staf di suatu perusahaan biasanya terjadi karena minimnya akses para staf ke perusahaan terkait pengembangan skill dan mental mereka terhadap pekerjaan yang dijalani. LMS dapat berperan sebagai mediator bagi perusahaan untuk memberikan akses informasi serta pelatihan agar para staf dapat mengembangkan skill dan mental mereka. Dengan demikian, dapat terlahir keterikatan yang erat terhadap visi perusahaan.

4. Memperbesar Profitabilitas

Perusahaan yang mengalami peningkatan angka turnover cenderung memperoleh kerugian besar dalam periode bisnis. Riset dari The American Society for Training and Development (ASTD) mencatat, ada sekitar 24% dari 2500 perusahaan yang memperoleh keuntungan bisnis ketika berinvestasi pada pelatihan yang komprehensif bagi para staf mereka. Ini menunjukkan bahwa perusahaan memerlukan investasi yang tepat pada stafnya agar dapat memperoleh keuntungan operasional serta menghindari kerugian yang amat dalam dengan menurunkan angka turnover staf.

LMS dapat membantu perusahaan untuk mencapai tujuan tersebut dengan menawarkan solusi terkait program pelatihan kerja yang komprehensif. Dengan mengimplementasikan LMS, perusahaan dapat mendorong para staf untuk terus produktif sehingga memperbesar peluang perusahaan untuk memperoleh keuntungan operasional yang optimal.

5. Kemudahan dalam Asesmen, Penilaian, dan Evaluasi Pelatihan

LMS dirancang untuk memudahkan organisasi atau perusahaan untuk membina, menilai, dan mengevaluasi kapasitas dan kapabilitas para peserta pelatihan. Unit HRD atau para pemangku kepentingan tak perlu lagi memanggil satu per satu peserta pelatihan ke satu ruangan hanya untuk memaparkan hasil penilaian atau evaluasi program pelatihan kepada yang bersangkutan.

Dengan LMS, perusahaan tidak perlu repot mengadakan rapat antar tim penilai hanya untuk mendiskusikan hasil pelatihan kerja para staf yang akan membuang waktu. LMS dapat langsung memberikan penilaian kepada peserta pelatihan sesuai dengan standar penilaian yang telah ditentukan oleh sistem. Sistem juga akan memberi rekomendasi yang tepat bagi pemangku kepentingan terkait hasil penilaian para peserta pelatihan.

Tips Memilih Learning Management System (LMS)

1. Pahami Tipe LMS

Secara umum, setidaknya ada tiga tipe LMS yang beredar di pasaran, di antaranya open source LMS, commercial LMS, dan cloud-based LMS.

Tipe pertama adalah open-source LMS. LMS dengan tipe ini memungkinkan pengembang software LMS untuk memodifikasi, membuat update, serta peningkatan fitur sesuai dengan perkembangan sistem teknologi informasi, agar dapat diakses dengan baik dan mudah bagi para penggunanya. Tipe ini juga mengizinkan para pengguna untuk mengimplementasikan sistem tanpa perlu membayar lisensi. Namun untuk tipe ini, para pengguna mungkin perlu mengeluarkan biaya untuk kustomisasi sistem atau mendapatkan fitur tambahan yang bersifat premium.

Yang kedua adalah commercial LMS. Tipe ini biasanya dikembangkan oleh pengembang software yang menyediakan dukungan teknis bagi para pengguna yang mengimplementasikannya. Pengguna yang ingin menggunakan tipe sistem ini diharuskan membayar lisensi software. Pengembang software LMS tipe ini biasanya menawarkan fitur-fitur yang disesuaikan dengan kebutuhan serta budget pengguna.

Tipe LMS yang ketiga adalah cloud-based LMS. Dengan tipe ini, pengguna dimungkinkan untuk mengakses sistem di tiap platform yang tersedia di internet. Cloud-based LMS juga tidak menuntut keahlian IT yang mumpuni bagi para penggunanya untuk mengakses sistem karena dijalankan penuh oleh penyedia sistem. Salah satu contohnya adalah Udemy.

2. Evaluasi Fitur

Setelah mengetahui beberapa tipe LMS, hal lain yang perlu dipertimbangkan untuk memilih software LMS yang cocok adalah fitur-fitur yang melekat dalam sistem. Beberapa fitur yang perlu dipertimbangkan ketika memilih software LMS, antara lain sebagai berikut.

  1. User Management, yaitu fitur untuk menambah atau mengubah pengguna sistem beserta informasi terkait.
  2. Course Management, yakni fitur yang mengizinkan pengguna untuk mengunggah, mengunduh, dan menyampaikan materi pelatihan atau pembelajaran ke dalam sistem.
  3. Progress Management, yaitu fitur yang berfungsi untuk memonitor rangkaian tahapan pelatihan atau pembelajaran yang dijalani oleh para pengguna.
  4. Social Media Tools, yakni fitur yang memungkinkan para pengguna berinteraksi mengenai program pelatihan atau pembelajaran dalam suatu forum yang tersedia di sistem.
  5. Certification, yaitu fitur yang bisa mengeluarkan sertifikat bagi para pengguna yang telah lulus tahapan pelatihan atau pembelajaran.

3. Kompatibilitas

Teknologi yang efektif adalah teknologi yang dapat diakses oleh siapapun melalui perangkat apapun. Kini sudah banyak software yang dapat diakses melalui perangkat apapun, baik komputer maupun smartphone. Hal ini disebabkan pergeseran paradigma pada masyarakat yang lebih mengedepankan kepraktisan.

Dengan mengimplementasikan LMS yang kompatibel dengan perangkat apapun, pengguna akan lebih mudah dan aktif mengakses program pelatihan atau pembelajaran yang perlu dijalankan.

4. Keamanan Data dan Informasi

Mengingat LMS yang nantinya diimplementasikan akan melibatkan banyak pengguna, hal penting lain yang patut dipertimbangkan adalah keamanan data dan informasi yang melekat pada sistem. Pastikan lapisan proteksi keamanan sistem sudah memenuhi standar minimum atau sesuai dengan kebutuhan. Hal tersebut dilakukan untuk menghindari penyalahgunaan konten, data, dan informasi penting yang tersimpan dalam sistem oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

5. Dukungan Teknis

Selalu konsultasikan dan diskusikan segala aspek teknis yang tidak dipahami dengan pengembang software. Dengan aktif berdiskusi dengan pengembang, segala kendala teknis yang mungkin muncul ketika mengimplementasikan sistem dapat terhindari. Pengembangan sistem juga dapat dilakukan untuk menemukan fitur-fitur lain yang mungkin sangat dibutuhkan demi kenyamanan pengguna.

Published by Novelia

Lulusan sarjana dan magister dari jurusan Ilmu Komunikasi Universitas Indonesia, berturut-turut pada tahun 2013 dan 2017. Saat ini menjadi seorang penulis dan peneliti pada media berita online validnews.id.

Leave a Reply

Your email address will not be published.