Panduan & Tips Software, Software

Software Project Management untuk Efisiensi Kinerja Tim

Dalam menjalankan sebuah bisnis, sudah tentu Anda telah meramu strategi untuk melaksanakannya terlebih dahulu. Namun, secemerlang apapun perencanaan telah disusun, ada kalanya pelaksanaan proyek tidak berjalan seperti yang diharapkan. Beberapa faktor bisa jadi determinan hasil proyek yang tidak melampaui ekspektasi. Misalnya proses administrasi yang banyak makan waktu dan tidak sistematis.

Sebagai salah salah satu determinan bagaimana suatu proyek tidak mencapai target yang diinginkan, kerumitan pengendalian selama periode proyek bisnis Anda perlu diatasi. Manajemen proyek yang terarah dan mudah dijalankan jadi keharusan. Sebagai aplikasi yang mampu mempermudah proses tersebut, Software Project Management jadi pilihan banyak perusahaan.

Tak heran, pasar bagi software ini terus menunjukkan peningkatan, bahkan secara internasional. Pada tahun 2020, market size global dari aplikasi ini telah mencapai US $5 miliar. Oleh Global News Wire, angka ini diprediksi bakal terus meningkat hingga mencapai US $5,9 miliar pada tahun 2027 dengan CAGR sebesar 7,9% selama periode 2020-2027.

Baca juga

Namun, meski data telah menunjukkan banyaknya pengguna Software Project Management, Anda maupun rekan-rekan dalam bisnis Anda mungkin ragu dengan efektivitas software ini. Apalagi beberapa vendor Software Project Management menawarkan sistemnya dengan harga yang tak kecil. Makanya, ada baiknya, Anda memahami terlebih dahulu berkenalan dahulu dengan aplikasi ini sebelum memutuskan untuk menggunakannya.

Apa itu Software Project Management?

Project management sendiri merupakan suatu rangkaian proses yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, hingga pengendalian terhadap sumber daya suatu organisasi atau perusahaan. Proses ini dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu perusahaan yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu dan memanfaatkan sumber daya tertentu.

Sebagaimana William M. Fox menjelaskan dalam bukunya yang berjudul A Guide to Project Management (2015), proses ini terdiri atas tiga tahapan manajemen, yakni planning, organizing, dan controlling.

Pada planning, dilakukan peramuan strategi dan rencana atas suatu pekerjaan atau proyek. Sementara organizing ditujukan untuk mengatur atau mengategorisasi kegiatan-kegiatan dalam proyek setelah direncanakan. Terakhir, controlling dilakukan melalui aktivitas pemantauan terhadap proses pengerjaan, sekaligus evaluasi terhadap pekerjaan yang sudah dilakukan.

Manajemen proyek menjadi hal yang penting buat dilakukan. Apalagi untuk seorang Project Manager yang bertanggung jawab terhadap sinergitas setiap karyawan dalam bisnis. Namun, jika dilakukan secara manual, proses ini akan berujung pada disefisiensi waktu dan tenaga. Maka dari itu, software project management hadir sebagai solusi untuk memaksimalkan efektivitas dan efisiensi bisnis Anda.

Software project management merupakan suatu aplikasi atau sistem yang berfungsi mengatur berbagai aktivitas yang ada dalam proses manajemen proyek. Misalnya manajemen tugas, deadline pengerjaan, hingga kolaborasi antarpegawai. Berbagai kelebihan software ini akan sangat berguna, terutama jika bisnis Anda membutuhkan fleksibilitas, kemampuan akuntansi, kecepatan kerja, serta pengembangan dan inovasi berkelanjutan. Pasalnya, software ini khusus dikembangkan agar suatu bisnis bisa melakukan manjemen proyek secara otomatis dan tersistem sehingga meningkatkan efisiensi kinerja.

Manfaat Software Project Management

Dalam sebuah proses manajemen proyek, ada beberapa kendala yang mungkin terjadi dan berpotensi merusak efisiensi bisnis Anda. Contohnya, miskomunikasi deadline dari suatu pekerjaan. Atau juga konflik antarpegawai karena dugaan tidak objektifnya penilaian kinerja dari atasan.

Melalui Software Project Management, masalah-masalah tersebut bisa dibantu diatasi. Hal ini dikarenakan aplikasi ini memiliki sejumlah fitur yang memberikan kemudahan bagi Anda dalam pelaksanaan manajemen proyek. Di antaranya fitur untuk pendistribusian tugas, penganggaran, resource planning, time tracking, hingga kolaborasi tim. Sejumlah manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan fitur-fitur tersebut bisa dirangkum menjadi beberapa poin berikut ini.

1. Membantu Penyusunan Strategi Bisnis

Untuk menghasilkan produk bisnis yang ideal, diperlukan perencanaan yang matang. Mulai dari kebutuhan apa saja yang perlu dipenuhi untuk pelaksanaan bisnis, penentuan SDM yang punya kapabilitas baik dalam bidang masing-masing, hingga langkah-langkah yang tepat untuk dilakukan dalam situasi tertentu.

Pada Software Project Management, tersedia basis data (database) yang merekam segala kegiatan proyek yang sudah pernah dilakukan perusahaan Anda. Histori berupa data ini akan berguna untuk penyusunan rekap dan evaluasi. Selanjutnya, hasil evaluasi tersebut bisa dimanfaatkan sebagai bahan analisis untuk menggarap strategi yang punya potensi sukses lebih besar dibandingkan sebelumnya.

Melalui data-data histori sebelumnya, pengguna Software Project Management kemudian bisa menentukan estimasi dan menghitung ROI sebuah proyek sebelum sejumlah sumber besar diinvestasikan ke dalamnya. Selain itu, estimasi yang akurat juga akan membantu Anda memperkirakan lama penyelesaian proyek, menyesuaikan anggaran perusahaan, serta menargetkan revenue.

2. Meningkatkan Performa SDM

Fitur dalam software project management memungkinkan pengguna untuk melihat waktu yang dibutuhkan oleh setiap orang dalam proyek untuk menyelesaikan tugas masing-masing. Dengan begitu, project manager dapat memberikan penilaian secara objektif  dari performa dan kecepatan kerja mereka. Fitur ini juga sangat membantu untuk melakukan penilaian pada karyawan yang bekerja paruh waktu.

Pengaturan dan pemantauan yang akurat terhadap penugasan para pegawai akan menjadi metode pendisiplinan tersendiri. Tanpa perlu mengawasi satu per satu, pegawai akan merasa bahwa performanya selalu dinilai. Rasa diawasi terus menerus ini bakal membuat pegawai menampilkan kinerja terbaiknya untuk perusahaan. Software ini pun secara tak langsung efektif untuk meningkatkan kualitas kerja pegawainya.

3. Memantau Situasi Terkini

Meskipun strategi bisnis telah direncanakan sebaik apapun, tetap ada kemungkin munculnya hambatan yang membuat proyak tak berjalan mulus. Makanya, tetap perlu dilakukan pemantauan agar proyek tetap berjalan secara efisien dan sesuai pakem.  

Melalui software project management, Anda dapat melihat data selama proyek dalam bentuk yang mudah dipahami. Misalnya, Anda bisa mengetahui seberapa banyak modal atau sumber yang sudah digunakan pada proyek yang sedang berlangsung. Jadi, apabila ada hal yang tidak beres, misalnya dibutuhkannya sumber tambahan untuk bisnis Anda, aplikasi ini akan memberikan informasi, sehingga Anda dan tim dapat menyusun solusinya sesegera mungkin.

Selain itu, pengguna software ini juga dapat melakukan penjadwalan pada tugas-tugas setiap karyawan yang disertakan dalam aplikasi. Masing-masih SDM dapat diberikan target batas waktu pengerjaan tugas (deadline) yang sesuai. Saat deadline sudah mendekat, Software Project Management akan mengingatkan. Begitu pula jika ada deadline yang sudah terlewatkan.

4. Sarana Kolaborasi dan Bank Data

Software Project Manajement memungkinkan penggunanya untuk melakukan manajemen tugas terhadap karyawan-karyawan dalam bisnis. Pada sistem yang berbasis cloud, software ini bahkan mampu mengorganisasi proyek yang punya skala besar, serta dalam lingkup lintas departemen atau divisi.

Meski ada banyak sekali penugasannya mesti dipantau, software ini akan membantu Anda dapat mengorganisasi seluruh SDM dengan baik. Software Project Management dapat memastikan seluruh aspek bisnis Anda terhubung dan dapat berkolaborasi satu sama lain.

Selain itu, software ini juga memiliki fungsi penyimpanan dokumen dan penggunaannya bersama. Jadi seorang pengguna dapat mengunggah dokumen tertentu terkait proyek, agar pengguna lain yang membutuhkannya dapat menemukan dan mengunduhnya.

Tips Memilih Software Project Management untuk Bisnis Anda

Dengan  segala manfaat yang ada, software project management memang menggiurkan bagi para pebisnis. Namun, karena permintaan yang kian meningkat, makin beragam pula jenis software ini di pasaran. Makanya, untuk memilih vendor yang tepat, ada beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan, yakni terangkum dalam poin-poin di bawah ini.

1. Takar Kebutuhan Bisnis Anda

Hal pertama yang perlu dilakukan sebelum memilih Software Project Management adalah memastikan tipe bisnis Anda. Termasuk apa saja kebutuhan, serta berapa jumlah SDM dan divisi yang berpartisipasi dalam proyek. Soalnya, jumlah kolaborator akan memengaruhi software apa yang harus Anda pilih nantinya.

Ada tools yang tepat digunakan oleh bisnis kecil yang hanya melibatkan kurang dari 6 orang. Namun, akan berbeda lagi jika bisnis Anda sudah berskala besar dengan banyak SDM yang diposisikan sebagai user, dengan cukup banyak proyek yang digarap. Jika begitu, tentunya dibutuhkan tipe software yang lebih kompleks untuk menjamin efektivitas dan efisiensi bisnis Anda.

2. Teliti Ragam Tools di Pasaran dan Fiturnya

Sebuah proyek biasanya terdiri dari beberapa tugas yang mesti dilakukan. Tugas-tugas tersebut dilakukan oleh orang-orang yang berbeda. Maka dari itu, adalah penting untuk memilih software mana yang bisa memudahkan Anda untuk mengoordinasikan sejumlah penugasan tersebut.

Beberapa Software Project Management yang tersedia di pasaran sudah menyediakan fitur-fitur yang nyaman dipakai untuk proses pembagian dan penjadwalan tugas. Ada beberapa elemen yang perlu selalu diakses oleh para kolaborator. Misalnya rincian daftar tugas, deadline, serta informasi terkait penanggung jawab masing-masing tugas.

Pastikan elemen-elemen tersebut tersedia, serta nyaman dilihat dan diedit dalam tools yang Anda pilih. Jika memungkinkan, pilihlah tools yang memungkinkan Anda melakukan personalisasi dan menambahkan fitur lain yang sesuai dengan perkembangan kebutuhan bisnis.

3. Pilih Vendor dengan Akses dan Integrasi Ideal

Seperti sejumlah perangkat lunak lainnya, Software Project Management memiliki dua jenis mode yang bisa dipilih, yakni Software as a Service (SaaS) dan lokal. Jika menggunakan mode lokal, setiap informasi bisnis Anda disimpan dalam server perusahaan. Sedangkan jika menggunakan mode SaaS, akses informasi hanya dapat dilakukan saat terdapat akses internet. Hal ini dikarenakan informasi tersimpan di server lain yang bukan milik perusahaan. Namun, sangat memungkinkan juga untuk memiliki kedua tipe ini sekaligus.

Di lain sisi, sangat mungkin jika suatu saat Anda membutuhkan software atau jasa lain dalam bisnis yang sama. Pada saat itu, akan lebih mudah jika software tersebut dapat terintegrasi dengan Software Project Management yang Anda pilih. Untuk itu, pastikan juga software yang dipilih dapat berintegrasi dengan jasa pihak ketiga agar mendukung efisiensi bisnis Anda.

Published by Novelia

Lulusan sarjana dan magister dari jurusan Ilmu Komunikasi Universitas Indonesia, berturut-turut pada tahun 2013 dan 2017. Saat ini menjadi seorang penulis dan peneliti pada media berita online validnews.id.

Leave a Reply

Your email address will not be published.