Sistem Informasi Manajemen: Definisi, Fungsi, dan Info Lainnya

Sistem Informasi Manajemen sangat penting untuk digunakan karena memiliki peranan yang penting dalam organisasi bisnis. Jika informasi tidak akurat, maka tidak akan ada organisasi maupun bisnis yang dapat mengambil keputusan dengan baik.

Pengambilan keputusan bisnis harus berdasar pada informasi yang relevan dan telah diverifikasi. Jika informasi yang dijadikan acuan tidak relevan dan tidak dapat diverifikasi kebenarannya, maka bisnis yang Anda jalankan dapat mengalami kerugian yang besar dan produktivitas akan menurun.

Menurut riset dari Grand View Research, pertumbuhan adopsi AI pada Sistem Informasi Manajemen mencapai 42,2% hingga tahun 2027.

Berikut pembahasan lengkap bagaimana bisnis Anda dapat sukses dengan menerapkan Sistem Informasi Manajemen yang baik.

Apa itu Sistem Informasi Manajemen?

Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kumpulan proses dimana data diolah, dianalisis, dan divisualisasikan agar dapat bermanfaat dan digunakan sebagai landasan pengambilan keputusan, serta digunakan untuk menunjang, monitoring, dan evaluasi aktivitas perusahaan.

Tujuan Sistem Informasi Manajemen

Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk mengumpulkan dan mengelola semua data dari berbagai tingkat perusahaan. Data diolah untuk memfasilitasi dan meningkatkan kualitas dari pengambilan keputusan untuk meningkatkan produktivitas dan profitabilitas perusahaan.

Sistem ini dapat berupa aplikasi berbasis komputer, lembar kerja spreadsheet, atau platform yang lebih kompleks. Selain itu, data dapat diakses dan diolah secara internal maupun eksternal. Sehingga, sistem informasi yang digunakan lebih efektif dan efisien.

Fungsi Sistem Informasi Manajemen pada Bisnis

Berikut ini beberapa fungsi Sistem Informasi Manajemen pada sebuah bisnis:

1. Membantu proses pengambilan keputusan

Sebuah sistem informasi tentu harus dapat menyajikan informasi yang relevan dari sumber yang valid. Informasi harus sesuai fakta agar proses pengambilan keputusan berjalan dengan baik. Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen dalam bisnis Anda, maka pengambilan keputusan akan lebih tepat sasaran dan terstruktur dengan baik.

2. Membantu merumuskan sebuah permasalahan

Apabila terdapat kesalahan pada aktivitas manajerial, maka informasi yang disajikan oleh Sistem Informasi Manajemen dapat membantu menemukan solusi pada permasalahan tersebut.

3. Membantu evaluasi kinerja bisnis

Sistem Informasi Manajemen juga menyimpan riwayat data dalam sebuah basis data (database). Dengan adanya riwayat data ini, sistem informasi manajemen dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja bisnis Anda dengan lebih mudah dan cepat.

4. Membantu koordinasi antar-departemen

Pertukaran informasi menjadi lebih baik dan lebih cepat dengan Sistem Informasi Manajemen yang terstruktur. Singkatnya Sistem Informasi Manajemen adalah proses untuk memperoleh data, menganalisis, dan menyajikannya dengan tujuan untuk mendukung pengambilan keputusan.

Kategori Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen memiliki cakupan yang sangat luas, sehingga kita dapat mengelompokkannya dalam beberapa kategori, berikut diantaranya.

1. Business Intelligence System (BIS)

Kategori ini biasanya digunakan oleh perusahaan yang membuat sistem keputusan bisnis berdasarkan pengumpulan, integrasi, dan analisis data.

2. Executive Information System (EIS)

Hal yang perlu dipersiapkan oleh eksekutif adalah data dengan tingkat akurasi tinggi dan mengandung informasi yang mendukung proses pengambilan keputusan strategis.

3. Customer Relationship Management (CRM)

CRM menyimpan berbagai informasi mengenai pelanggan, yang meliputi penjualan, informasi kontak, serta peluang penjualan yang sedang dikerjakan.

4. Sales Force Automation (SFA)

Sistem yang terdiri dari manajemen kontak, pelacakan (tracking), pencatatan peluang, hingga manajemen pemesanan (sales order). Sales Force Automation berfungsi untuk mengotomatisasi banyak tugas yang dilakukan oleh tim atau departemen penjualan.

5. Financial Accounting System (FAS)

Sistem Informasi Manajemen pada kategori ini dikhususkan untuk departemen yang berfungsi di bidang akuntansi dan keuangan.

6. Knowledge Management System (KMS)

Bagian layanan pelanggan dapat memanfaatkan Knowledge Management System untuk mencari jawaban dari pertanyaan atau keluhan pelanggan.

7. Marketing Information System (MkIS)

Tim pemasaran (marketing) menggunakan Marketing Information System untuk melaporkan kienerja dari aktivitas pemasaran yang telah dilakukan perusahaan.

8. Supply Chain Management System (SCM)

Digunakan oleh bisnis retail dan manufaktur untuk melacak rantai sumber daya, bahan baku, dan produk jadi mulai awal pengembangan hingga proses pengiriman dan distribusi.

9. Transaction Processing System (TPS)

Sistem ini digunakan untuk pelaporan tren penjualan secara bertahap.

10. Human Resource Management System (HRMS)

Kategori Sistem Informasi Manajemen yang terakhir ini, digunakan untuk melakukan pencatatan kinerja dari karyawan, serta menyusun laporan data gaji pegawai.

Manfaat Sistem Informasi Manajemen

Dengan menggunakan Sistem Informasi Manajemen, Anda dapat meningkatkan kinerja bisnis. Berikut ini beberapa manfaat dari penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam bisnis.

1. Meningkatkan Akurasi Data

Data merupakan sumber daya yang penting sebagai pendukung kebijakan yang akan Anda ambil. Data yang akurat sangat dibutuhkan dalam sebuah bisnis karena menjadi landasan dalam pengambilan keputusan strategis. Sistem Informasi Manajemen adalah alat yang membantu Anda dalam memberikan data akurat yang dibutuhkan perusahaan.

2. Mempermudah Koordinasi

Sistem Informasi Manajemen juga menyediakan layanan informasi yang dapat digunakan sebagai dasar perencanaan, pengawasan, dan evaluasi pihak manajemen. Informasi yang disajikan Sistem Informasi Manajemen dapat digunakan oleh departemen atau divisi lain yang membutuhkan.

3. Meningkatkan Kinerja SDM

Ketika data dan informasi telah tersedia secara akurat dan cepat, tentu hal ini berpengaruh pada kinerja sumber daya manusia perusahaan. Dengan kinerja tim yang meningkat, tentu akan berpengaruh pada perkembangan bisnis Anda di masa mendatang.

4. Menekan Biaya Operasional

Ketika Sistem Informasi Manajemen telah diterapkan pada bisnis Anda, kesalahan yang terjadi akibat human-error dapat diminimalisasi.

Selain manfaat di atas, berikut ini beberapa manfaat lain dari Sistem Informasi Manajemen bagi bisnis Anda:

• Manajer dapat membandingkan realisasi target yang telah direncanakan, serta dapat menganalisis kekuatan dan kekurangan aktivitas bisnis yang telah dijalankan.
• Seorang manajer juga dapat memperoleh umpan balik dari kinerja dari bisnis yang dijalankan.
• Manajemen mendapatkan gambaran umum dari setiap aktivitas yang dilaksanakan.
• Banyak keputusan yang dialihtugaskan dari manajemen atas menuju ke level organisasi yang lebih efisien, dengan memperhatikan faktor pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki.
• Organisasi dapat memaksimalkan manfaat dari investasi dengan cara melihat dan mengidentifikasi apakah sistem dan informasi berfungsi dengan semestinya atau tidak.
• Perusahaan dapat mendorong proses peningkatan alur kerja, sehingga menghasilkan penyelarasan terhadap proses bisnis yang lebih baik dengan kebutuhan setiap pelanggan.
• Meningkatkan kualitas dari sumber daya manusia sehingga dalam sistem unit kerja dapat lebih sistematis dan terorganisasi dengan baik.

Komponen Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen perlu dibangun dengan beberapa komponen yang saling berkaitan dan memiliki pengaruh terhadap informasi satu dengan yang lainnya. Perancangan Sistem Informasi Manajemen melibatkan komponen-komponen berikut ini.

1. Manusia

Peran dari manusia sendiri adalah merancang, mengolah, mengoperasikan, membangun, dan menggunakan Sistem Informasi Manajemen tersebut.

2. Informasi

Informasi yang berguna di sini adalah informasi yang relevan, dapat dibandingkan, memiliki akurasi tinggi, tepat waktu, dan dapat dipertanggungjawabkan.

3. Sistem

Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem besar dimana terbentuk dari beberapa subsistem yang berbeda tugasnya, tetapi saling terhubung dan terintegrasi. Subsistem dalam sistem informasi manajemen bertugas mengumpulkan, mengolah, dan menyempurnakan data sehingga menghasilkan sebuah informasi.

4. Organisasi Manajemen

Setiap bisnis membentuk organisasi manajemen untuk mencapai tujuan dari usaha dan bisnisnya. Fungsi dari organisasi manajemen sendiri adalah mengorganisasi, melaksanakan, merencanakan, dan mengontrol operasional perusahaan atau organisasi.

5. Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan dapat diambil apabila bisnis tersebut memiliki informasi yang relevan dan dapat dipertanggungjawabkan. Dapat dikatakan bahwa dasar pertimbangan untuk mengambil keputusan adalah menggunakan Sistem Informasi Manajemen.

Tahapan Proses Manajemen

Proses manajemen memiliki beberapa tahapan yang dapat didefinisikan sebagai berikut.

1. Perencanaan

Proses yang pertama merupakan tahap formulasi yang disusun secara terperinci untuk mencapai tujuan akhir dan termasuk ke dalam aktivitas manajemen.

2. Pengendalian

Tahap yang kedua masuk pada proses implementasi rencana tersebut. Peran dari manajer dan karyawan adalah memonitor agar pelaksanaan berjalan dengan lancar.

3. Pengambilan Keputusan

Tahapan yang terakhir, dilakukan proses pemilihan di antara berbagai alternatif pilihan. Fungsi dari manajerial adalah sebagai penghubung antara proses perencanaan dan pengendalian. Seorang manajer harus dapat mensinergikan antara tujuan serta metode untuk melaksanakan tujuan tersebut.

Jenis Laporan yang Dihasilkan

Pada umumnya, Sistem Informasi Manajemen digunakan untuk menyimpan data dan membuat laporan yang akan digunakan oleh profesional bisnis sebagai bahan analisis dan mengambil keputusan. Berikut tiga jenis laporan yang dihasilkan dari Sistem Informasi Manajemen.

1. Laporan Real-time

Laporan jenis ini biasanya digunakan dalam bisnis untuk melihat setiap perubahan pada informasi secara langsung serta tidak ada batasan waktu.

2. Laporan Ad-hoc

Laporan ini hanya dibuat satu kali oleh pengguna untuk menjawab pertanyaan. Jika laporan tersebut berguna, maka Anda dapat mengubah laporan tersebut menjadi laporan terjadwal.

3. Laporan Terjadwal

Laporan yang ketiga merupakan laporan yang dibuat secara berkala. Laporan terjadwal memungkinkan perusahaan atau organisasi untuk mengelola data secara berkala dari waktu ke waktu.

Secara khusus, Sistem Infomasi Manajemen memiliki beberapa manfaat dan fungsi yang penting dalam suatu perusahaan. Sistem ini mampu mempermudah pekerjaan dan membantu pengambilan keputusan secara lebih efektif dan efisien.

Saat seluruh Sistem Informasi Manajemen telah berjalan dengan baik, maka perencanaan dan pengembangan bisnis Anda menjadi lebih terukur. Seluruh divisi akan saling terhubung satu sama lain dan informasi yang dihasilkan menjadi lebih baik dan minim kesalahan.