Seiring dengan berkembangnya perusahaan, tentu perubahan tidak dapat dielakkan. Begitu pula kebutuhan software-nya. Untuk sebagian besar perusahaan, excel sudah dapat memenuhi kebutuhan pencatatan data. Namun ketika pengguna yang terlibat semakin banyak, excel tidak lagi cocok.
Begitu pula dalam pencatatan data penjualan. Ada masa ketika Anda harus mulai mempertimbangkan untuk beralih dari excel ke software CRM. Beberapa kelebihan software CRM dibandingkan exel antara lain: dapat digunakan oleh banyak pengguna sekaligus, pembatasan hak akses, dan ada bawaan dashboard. Dengan beralih dari excel ke software CRM, Anda akan memperoleh banyak manfaat dan fungsional yang lebih baik.
Pada artikel ini, saya akan membahas kenapa Anda harus beralih dari excel (spreadsheet) ke software CRM.
7 Alasan Beralih dari Excel ke Software CRM
1. Meningkatkan Kolaborasi
79% data terkait prospek dan opportunity, tidak pernah di-update ketika menggunakan excel – ESNA.
Excel memang mudah digunakan dan user-friendly. Namun, ketika ada banyak prospek yang harus dicatat dan update progress-nya, maka ini akan menjadi pekerjaan yang berat. Apalagi jika Anda bekerja secara tim. Ada banyak pengguna yang mengakses excel tersebut.
Dengan menggunakan software CRM, tim penjualan tidak akan melewatkan satu pun prospek untuk di-follow-up. Semua informasi dan status akan selalu di-update dan tersinkronisasi ke semua pengguna.
2. Otomatisasi
50% waktu dari tim penjualan dihabiskan untuk aktivitas prospecting yang tidak produktif – The B2B Lead.
Dengan menggunakan excel, pemanfaatan otomatisasi sangat terbatas. Anda harus mengunggah file ke Google Drive agar bisa tersambung dengan Google Form. Namun, data ini dapat dengan mudah dibagikan ke anggota tim yang lain, yang seharusnya tidak memiliki akses.
Dengan software CRM, task yang bersifat repetitif dapat diotomatisasi. Ketika ada prospek baru, sistem dapat mengirim email secara otomatis, reminder untuk jadwal meeting, atau email follow-up ketika ada dokumen yang perlu di-update. Fitur otomatisasi ini dapat Anda atur sesuai dengan proses penjualan di perusahaan Anda.
3. Pelacakan secara Real-Time
35-50% pelanggan lebih memilih perusahaan yang memiliki respon yang cepat – Inside Sales.
Excel adalah sumber data yang statik. Paling maksimal, Anda dapat membuat script makro untuk melakukan pemrosesan data secara offline. Di dunia yang serba cepat, hal ini bukanlah kondisi yang ideal.
Software CRM menyajikan informasi dan data secara real-time. Dengan kemampuan monitoring setiap interaksi dengan pelanggan, tim penjualan Anda dapat dengan cepat merespon kebutuhan mereka.
4. Skalabilitas yang Lebih Tinggi
Perusahaan Anda akan semakin besar, tim penjualan juga bertambah, dan proses bisnis akan semakin matang dan kompleks. Dengan semua ini, ukuran dan kecepatan data yang harus disimpan di excel akan semakin besar. Cara ini tidak skalabel.
Software CRM memiliki tingkat skalabilitas yang tinggi. Software ini mampu dikembangkan sejalan dengan pertumbuhan perusahaan. Arsitekturnya dirancang untuk dapat memberikan informasi yang akurat terkait prospek, peluang, dan pelanggan dalam ukuran yang besar.
5. Keamanan Data
23% bisnis merasa bahwa pekerjaan administratif di excel adalah yang paling menghabiskan waktu – Tech.co.
File excel dapat dengan mudah disalin, dibagikan, dan sulit untuk diamakan. Anda akan kesulitan mengetahui siapa yang membuat, atau memodifikasi data di dalamnya. Sehingga data dengan mudah dapat dimanipulasi. File excel juga dengan mudah untuk dihapus, dan sulit untuk dikembalikan. Ketika ada tim penjualan yang mengundurkan diri, mereka dengan mudah membawa file-nya.
Dengan software CRM, data pelanggan Anda akan selalu aman. Privasi data dan keamanannya merupakan salah satu komponen utama yang harus dipenuhi. Dengan software CRM Anda dapat mengatur hak akses. Sehingga memastikan tidak ada pengguna tanpa hak akses yang dapat melihat data penting.
Baca juga:
- 10 Strategi Implementasi CRM
- 8 Software CRM Indonesia Terbaik
- 10 Software CRM Gratis Terbaik untuk Meningkatkan Penjualan
- 15 Software CRM Open Source Terbaik
6. Informasi Pelanggan di Satu Tampilan
80% pelanggan lebih senang bertransaksi dengan perusahaan yang menawarkan personalisasi – Epsilon.
Dengan menggunakan file excel untuk memonitor data pelanggan adalah pekerjaan yang tidak mudah. Hampir tidak mungkin untuk memecahkan masalah ini dan membuat data dapat diakses bersama oleh seluruh tim penjualan. Setiap salesman biasanya memiliki catatan tersendiri untuk pelanggan. Hal ini akan sulit dilakukan jika hanya menggunakan excel.
Software CRM memungkinkan setiap pengguna memiliki catatannya masing-masing. Manajer penjualan dapat mengakses semua catatan dari semua salesman, semua dalam satu tampilan. Semua anggota tim memiliki data dari sumber yang sama dan terpercaya. Sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.
7. Administrasi dan Penggunaan yang Lebih Mudah
81% pengguna software CRM mengaksesnya dari berbagai perangkat – Algoworks.
Mengakses, melihat, dan mengubah file excel dari berbagai perangkat sulit dilakukan. Apalagi menggunakan perangkat mobile. Melihatnya saja sulit, apalagi mengubahnya.
Software CRM mudah untuk diatur konfigurasinya, user-friendly, dan dapat diakses dari berbagai perangkat. Mulai dari komputer PC, laptop, tablet, hingga perangkat mobile. Dengan akses dimana saja dan kapan saja, tim penjualan dapat mengakses data pelanggan dengan cepat.
Penutup
Dengan bisnis yang semakin bertumbuh dan tim yang semakin besar, menggunakan file excel tidak lagi cukup. Anda perlu mempertimbangkan adopsi software CRM agar tidak ada prospek yang terlewat, informasi mudah diakses dalam satu tampilan, dan data yang lebih aman.
Jadi mulailah mengevaluasi software CRM yang tepat untuk bisnis Anda!