Inventory Management System: Pengertian, Fungsi, dan Metode

Inventory Management System adalah teknik pengelolaan barang / inventaris meliputi pembelian, penyimpanan, penjualan, hingga pengembalian. Istilah inventaris juga sering disebut dengan stok, terutama di sektor industri ritel dan manufaktur.

Inventory Management System (IMS) berperan penting dalam semua industri non-jasa, bahkan termasuk dalam salah satu komponen vital perusahaan. IMS berkaitan langsung dengan pemasukan dan pengeluaran perusahaan, yang berarti keseluruhan bisnis itu sendiri.

Di artikel ini, kita akan mengupas pengertian, fungsi, dan jenis Inventory Management System dengan software bisnis modern.

Pengertian Inventory Management System

Secara sederhana, Inventory Management System adalah proses pengelolaan stok mulai dari pembelian, penyimpanan, penggunaan, penjualan, sampai pelacakan lokasi stok di gudang.

Fungsi dan fitur IMS pun beraneka ragam, tergantung dari kebutuhan perusahaan. Ada IMS yang hanya terdiri dari pembelian, penyimpanan, dan penjualan. Ada juga yang menawarkan fitur tracking lokasi, bahkan yang integrasi dengan sensor IoT.

Industri non-jasa yang bergerak di bidang produksi dan perdagangan sangat mengandalkan manajemen stok. Sehingga penerapan Inventory Management System yang tepat sangat diperlukan untuk menjalankan operasional secara strategis.

IMS sederhana bisa Anda buat dengan software umum seperti Microsoft Excel atau Google Sheets. Namun untuk menangani operasional dalam skala yang lebih besar dan kompleks, diperlukan software khusus IMS yang mampu menangani pemrosesan data secara masif, cepat, dan akurat.

Fungsi Inventory Management System

Inventory Management System adalah software multifungsi. Secara umum, fungsi utama IMS jelas berkaitan dengan akurasi dan efisiensi. Namun jika dilihat lebih rinci, ada banyak manfaat IMS yang bisa dirasakan oleh semua divisi.

1. Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi

Software IMS dapat menyingkat waktu operasional Anda secara signifikan. Waktu yang Anda butuhkan untuk melakukan input data akan berkurang drastis dengan mekanisme scan barcode dan auto input form.

Belum lagi pencocokan data, evaluasi, dan kalkulasi yang kerap memakan waktu lebih lama dari perkiraan. Sedangkan dengan software IMS, Anda bisa melakukan semua itu secara otomatis hanya dalam beberapa klik.

Hasilnya, operasional Anda dapat berjalan lebih cepat, efektif, dan efisien. Seolah-olah dalam satu jam Anda bisa menyelesaikan semua pekerjaan yang biasanya memakan waktu seharian penuh.

2. Menghindari Stockout dan Overstock

Jika Anda sudah lama bergelut di bidang inventaris, Anda pasti familiar dengan dua istilah di bawah ini:

• Stockout: kekurangan stok barang
• Overstock: kelebihan stok barang

Kedua hal tersebut bukan semata-mata disebabkan oleh lonjakan permintaan secara drastis dan spontan, melainkan juga kegagalan dalam melakukan manajemen stok.

Inventory Management System adalah solusi  untuk mencegah stockout dan overstock . Dengan fitur notifikasi, Anda bisa mendapatkan informasi tentang jumlah stok yang menipis, sehingga Anda bisa segera menghubungi supplier untuk melakukan pemesanan.

Integrasi IMS ke aplikasi sales juga memungkinkan Anda untuk menaksir jumlah stok yang Anda butuhkan berdasarkan pesanan dan penjualan. Hal ini akan mengurangi kelebihan stok yang berdampak pada pembengkakan biaya pembelian dan penyimpanan.

3. Melacak Lokasi Stok

Untuk gudang raksasa yang menyimpan ribuan jenis produk, terkadang mengatur penempatan barang juga agak memusingkan. Belum lagi saat Anda harus mencari letak barang tertentu di gudang yang begitu luas dengan tumpukan karton di sana-sini.

Dengan adanya sistem tracking IMS, Anda bisa mengetahui posisi setiap barang di dalam gudang. Hal ini bisa dilakukan dengan input manual oleh operator saat menerima barang maupun dengan bantuan sensor pintar.

Dengan demikian, saat Anda hendak mencari barang tertentu di gudang, operator hanya perlu memasukkan kode atau nama barang untuk mengetahui letak presisinya. Waktu yang Anda butuhkan untuk berputar-putar di gudang demi mencari satu produk pun bisa Anda pakai untuk hal-hal yang lebih penting.

4. Laporan Inventaris

Jika Anda menggunakan spreadsheet, Anda harus melakukan olah data manual untuk membuat laporan. Hal ini bisa cukup memakan waktu, belum lagi dengan risiko human error yang berakibat pada kesalahan data.

Padahal laporan inventaris menjadi dasar pertimbangan penting bagi para pembuat keputusan. Jika data laporan Anda keliru, manajemen juga akan membuat keputusan yang salah. Anda bisa membayangkan sendiri efek berantai dari kejadian ini.

Software Inventory Management System adalah senjata terbaik untuk membuat laporan dengan mudah, cepat, dan akurat. Bahkan untuk jenis laporan rutin, IMS bisa menjalankan automatic reporting hingga mengirimkan laporan ke pihak-pihak berkepentingan secara otomatis.

Metode Inventory Management System

Setelah mengetahui berbagai manfaat Inventory Management  System, sekarang waktunya untuk membahas hal yang lebih teknis. Karena ada banyak jenis industri yang melakukan manajemen stok, jenis metodenya pun bervariasi dan terus berevolusi. Beberapa metode IMS yang paling populer adalah:

1. Just in-Time (JIT)

Just in-Time adalah metode Inventory Management System yang mirip dengan istilah supply on-demand. Artinya, Anda memesan stok barang hanya saat menerima pesanan dari konsumen. Jumlah stok barang yang Anda simpan di gudang sangat sedikit dan hanya berfungsi sebagai antisipasi.

Dengan metode ini, Anda dijamin tidak akan mengalami overstock. Namun sebaliknya, risiko stockout mengintai Anda setiap waktu.

Apabila Anda menerima pesanan mendadak dalam jumlah besar, Anda akan kesulitan untuk menanganinya dan supplier mungkin tidak sanggup menyediakan stok barang sebanyak itu.

2. Materials Requirement Planning (MRP)

Materials Requirement Planning adalah metode Inventory Management System yang berdasar pada prediksi penjualan. Setiap periode tertentu, manajemen akan membuat prediksi penjualan untuk periode selanjutnya berdasarkan grafik penjualan sebelumnya, permintaan, tren pasar, momentum, dan lain sebagainya.

Berdasarkan prediksi tersebut, manajemen kemudian melakukan pembelian stok barang untuk memenuhi perkiraan permintaan pasar. Risiko terbesar metode ini terletak pada akurasi prediksi. Jika prediksinya meleset, maka manajemen stok akan kacau-balau, entah karena stockout atau overstock.

3. Economic Order Quantity (EOQ)

Economic Order Quantity adalah metode Inventory Management System yang menerapkan prinsip order konstan, yaitu jumlah penjualan statis per periode.

Manajemen stok jauh lebih aman untuk jenis bisnis ini. Anda hanya perlu menentukan jumlah stok barang yang Anda butuhkan untuk produksi per periode, lalu membagi kebutuhan tersebut dengan interval tertentu.

Hal ini dilakukan untuk mencegah stockout dan overstock, serta untuk menstabilkan biaya operasional gudang per periode produksi.

4. Days Sales of Inventory (DSI)

Days Sales of Inventory adalah metode Inventory Management System yang mengacu pada jumlah hari yang dibutuhkan perusahaan untuk mengubah stok barang menjadi produk kemudian menjualnya.

Istilah lain DSI adalah Days Inventory Outstanding (DSO) dan Days in Inventory (DII). Caranya, perusahaan mengukur kapasitas produksi dan kemampuan penjualan per hari. Hasil dari pengukuran tersebut akan menjadi dasar dalam menambah stok agar tidak stockout dan overstock.

Memilih Inventory Management System Terbaik

Saat ini, Anda bisa dengan mudah mendapatkan software Inventory Management System di internet, mulai dari yang gratis sampai yang berbayar. Untuk mendapatkan IMS yang tepat, pertama-tama Anda perlu mengetahui apa yang Anda butuhkan.

Dengan sistem operasional Anda sekarang, fungsi dan fitur apa saja yang Anda harapkan dari sebuah IMS? Apakah Anda berencana untuk mengubah manajemen inventaris Anda? Berapa anggaran yang Anda sediakan untuk adopsi IMS?

Semua pertimbangan di atas harus dipikirkan secara matang agar investasi IMS Anda tidak sia-sia. Inventory Management System adalah software yang akan meningkatkan kualitas bisnis Anda, jika dieksekusi dengan rencana strategis dan dijalankan dengan implementasi profesional.

Artikel tentang Software Bisnis Lainnya