Bisnis Anda yang semakin berkembang, tentu diikuti dengan bertambahnya jumlah karyawan. Jumlah karyawan yang banyak akan menambah beban pekerjaan dalam menghitung payroll, penggajian. Untuk mengurai permasalahan tersebut, Anda dapat menggunakan software payroll. Apakah Anda sudah pernah mendengar tentang software payroll? Dan apa saja manfaatnya? Simak ulasan saya mengenai software payroll berikut ini.
Apa itu Software Payroll?
Sebelum Anda menggunakan software ini, ada baiknya kita memahami apa itu software payroll. Payroll sendiri dalam Bahasa Indonesia berarti penggajian. Dalam bidang akuntansi, payroll adalah sebuah metode yang dirancang khusus agar proses penggajian di perusahaan dapat dihitung dengan akurat. Dalam mengelola payroll, diperlukan pengetahuan mengenai hukum perusahaan-pegawai, pajak, serta metode pengarsipan yang baik, terorganisir, dan efektif.
Dalam praktiknya, banyak perusahaan yang mengelola payroll ini dengan menggunakan spreadsheet. Untuk skala perusahaan yang semakin besar, menggunakan spreadsheet tidaklah efisien. Sehingga dibuatlah sebuah aplikasi yang disebut software payroll. Software payroll ini digunakan untuk mempermudah pengelolaan gaji di sebuah perusahaan.
Dalam penghitungan gaji, ada banyak komponen yang terlibat di dalamnya. Kehadiran, lembur, cuti, izin, BPJS, pajak, dll, tentu membuat perhitungan gaji tidaklah mudah. Komponen-komponen tadi dapat diperoleh dari data karyawan, yang biasanya tersimpan dalam HRIS – Human Resource Information System. Ada software payroll yang menjadi salah satu modul HRIS, ada juga yang dibuat terpisah.
Alasan utama menggunakan software payroll ini adalah penghematan waktu. Bayangkan jika ada ribuan karyawan dan puluhan komponen gaji yang dihitung tiap bulan, tentu ini akan memakan waktu yang tidak sebentar. Dengan menggunakan software payroll, nilai gaji dihitung secara otomatis berdasarkan komponen tiap karyawan.
Hal-hal yang berkaitan dengan keuangan selalu krusial untuk perusahaan. Kesalahan kecil pada penggajian, akan memberikan dampak yang besar, karena ini berhubungan dengan orang dan uang. Oleh karena itu, software payroll ini adalah salah satu aplikasi yang wajib Anda miliki.
Manfaat Software Payroll
Jika perusahaan Anda memutuskan untuk menggunakan software payroll, berikut ini beberapa manfaat yang akan Anda peroleh.
Otomatisasi Penghitungan Gaji
Manfaat utama jika Anda menggunakan software payroll adalah tentu saja untuk otomatisasi penghitungan gaji. Penggajian yang tadinya dikerjakan manual dengan spreadsheet, sekarang dihitung otomatis dengan software payroll. Dengan penghitungan yang otomatis, ini akan menghemat waktu Anda. Semua komponen gaji dimasukkan dan dihitung dengan cepat.
Pembuatan Formulir Pelaporan Pajak
Salah satu komponen yang pasti dihitung adalah pajak penghasilan. Pajak penghasilan ini harus diisi ke dalam format template dari kantor pajak. Dengan menggunakan software payroll, formulir pelaporan pajak ini dapat dicetak secara langsung begitu penghitungan gaji selesai dilakukan. Setelah formulir dibuat dapat dilaporkan secara langsung ke kantor pajak. Beberapa software payroll bahkan memiliki fitur integrasi otomatis dengan sistem kantor pajak.
Self-service dengan Portal Pegawai
Slip gaji dan bukti pemotongan pajak tidak perlu dicetak dan dibagikan ke karyawan. Software payroll memiliki portal pegawai yang dapat diakses secara online. Semua informasi terkait data pribadi karyawan dan riwayat gaji dan pajak semua tersedia di portal ini. Sehingga karyawan dapat melakukannya sendiri, self-service.
Akses Kapan pun Dimana pun
Software payroll berbasis cloud adalah software payroll yang dapat diakses secara online. Sistem online memberi kemudahan akses kepada pengguna. Selama ada internet, aplikasi dapat digunakan kapan pun dan dimana pun oleh pengguna. Fitur ini memberikan mobilitas dan kemudahan akses informasi kepada karyawan Anda.
Laporan-laporan sebagai Pendukung Keputusan
Laporan-laporan yang dibutuhkan oleh bagian personalia maupun akuntansi, semua tersedia di software payroll. Dengan menganalisis laporan-laporan ini, diharapkan dapat membantu dalam pengambilan keputusan strategis terkait alokasi penggajian.
Tips Memilih Software Payroll
Berikut ini beberapa tips untuk memilih software payroll untuk perusahaan Anda.
Definisikan Kebutuhan Penggajian Anda
Sebelum memilih produk software payroll untuk perusahaan Anda, definisikan dulu kebutuhan penggajian Anda. Berapa jumlah karyawan tetap, berapa jumlah karyawan kontrak, besar biaya gaji perusahaan, kebutuhan pada slip gaji dan bukti potong pajak, dll. Dengan memahami perusahaan Anda, akan membantu untuk pengambilan keputusan software payroll yang sesuai.
Alokasikan Anggaran
Berapa besar anggaran untuk investasi software payroll ini? Anda perlu memutuskan berapa besar anggarannya, agar tidak membeli produk yang terlalu mahal. Sesuaikan dengan kebutuhan dan anggaran Anda.
Kesesuaian dengan Aturan Pajak
Konsultasikan dengan bagian personalia dan pajak, apa saja yang perlu dilaporkan ke kantor pajak. Industri yang berbeda memungkinkan adanya perbedaan aturan pajak. Apakah software payroll sudah sesuai dengan kebutuhan penghitungan pajak Anda?
Periksa Fitur-fiturnya
Setelah memahami kebutuhan, alokasi anggaran sudah ada, dan sudah mempelajari aturan pajak, maka ini saatnya untuk memeriksa fitur-fitur produknya. Beberapa fitur penting yang harus ada: kesesuaian dengan aturan pajak, portal karyawan, akses aplikasi mobile, dan laporan-laporan yang disediakan.
Gunakan Paket Ujicoba untuk Mengevaluasi
Banyak software payroll yang menyediakan paket ujicoba gratis selama 15-30 hari. Anda dapat memanfaatkan penawaran ini untuk mengevaluasi fitur-fiturnya. Dengan memanfaatkan ujicoba gratis ini, dapat membantu Anda untuk memutuskan pemilihan produk software payroll.
Kesimpulan
Software payroll adalah sebuah aplikasi untuk membantu perusahaan Anda dalam melakukan penghitungan gaji. Dengan menggunakan software payroll ini, beberapa manfaat yang Anda peroleh antara lain: penghitungan gaji yang otomatis, pembuatan formulir pelaporan pajak, self-service menggunakan portal karyawan, informasi yang dapat diakses kapan pun dan dimana pun, dan terakhir tersedianya laporan-laporan untuk mendukung keputusan strategis.
