Sebelum Anda memutuskan untuk membeli produk software CRM, ada baiknya pelajari terlebih dahulu fitur-fitur yang ditawarkan. Bagi pembaca yang belum tahu apa itu CRM, CRM adalah singkatan dari Customer Relationship Management. Software CRM ini digunakan untuk mendukung aktivitas di departemen Penjualan, Pemasaran, dan Pelayanan. Pada artikel ini, saya akan memberikan list fitur CRM penjualan yang dapat Anda gunakan untuk mengevaluasi software CRM yang akan Anda beli.
15 Fitur Software CRM Penjualan
1. Manajemen Lead
Gerbang dari pipeline penjualan selalu diawali dengan lead. Lead adalah orang-orang yang menunjukkan minat atau ketertarikan pada barang / jasa yang kita jual. Data lead yang berisi nama, nomor telepon, email, dan nama perusahaan, tentau harus dikelola dengan baik agar mudah diakses dan dievaluasi.
2. Kualifikasi dan Penilaian Lead
Ketika data lead sudah dikelola dengan baik. Maka saatnya melakukan evaluasi dan penyaringan. Mana lead yang harus di-follow-up terlebih dahulu, mana yang tidak perlu di-follow-up. Beberapa CRM memiliki fitur penilaian lead secara otomatis. Setiap lead diberi nilai. Lead yang memiliki nilai tinggi prioritasnya lebih tinggi, karena memiliki peluang yang lebih besar untuk closing.
3. Manajemen Kontak
Lead yang mulai menunjukkan adanya peluang penjualan (informasi BANT: Budget, Authority, Needs, Timeline, sudah lengkap), akan dikonversi menjadi data kontak. Jadi lead + opportunigy = kontak. Fungsi ini hampir sama dengan manajemen lead, hanya saja yang disimpan statusnya sudah lebih tinggi.
4. Manajemen Account / Pelanggan
Jika kontak menyimpan informasi perorangan, maka account atau pelanggan menyimpan informasi perusahaan. Software CRM harus memiliki fungsi untuk mengelola data Account / Pelanggan ini.
5. Manajemen Aktivitas Penjualan
Menelepon, berkirim email, visit, meeting, maupun chat adalah beberapa contoh aktivitas penjualan. Aktivitas yang dilakukan oleh salesman harus tercatat di sistem CRM. Sehingga apabila ada salesman yang dimutasi atau mengundurkan diri, riwayat aktivitasnya masih tersimpan dengan baik. Data ini penting untuk salesman yang baru, agar tidak menjalin hubungan dengan pelanggan dari awal.
6. Penyimpanan dan Kolaborasi Dokumen
Saat bertemu dengan lead atau prospek baru, kartu namanya bisa difoto dan disimpan di CRM. Ketika ada dokumen penting dari pelanggan, disimpan di CRM. Ketika ada katalog produk baru, juga disimpan di CRM. Semua dokumen dapat disimpan di software CRM. Selain berfungsi sebagai tempat penyimpanan, CRM juga mendukung fungsi berbagi dan kolaborasi dokumen. Beberapa pengguna dapat mengakses dokumen yang tersimpan di software CRM perusahaan.
7. Integrasi dengan Email
Anda menggunakan email perusahaan? Atau menggunakan Gmail atau Zoho? Tidak masalah. Semua penyedia layanan email dapat diintegrasikan ke dalam sistem CRM. Sehingga email masuk dan keluar dapat diakses melalui software CRM. Tidak perlu membuka aplikasi email yang lain.
8. Pencatatan Riwayat Aktivitas Penjualan
Tim salesman, termasuk manajer penjualan, seringkali membutuhkan riwayat penjualan maupun aktivitas pelanggan. Kapan pelanggan membeli, apa saja yang dibeli, kapan salesman berkomunikasi, semua dapat diakses melalui software CRM. Riwayat ini tersimpan di server, sehingga aman dan mudah diakses.
9. Manajemen Opportunity
Opportunity adalah peluang penjualan. Biasanya ditandai dengan terkumpulnya informasi Budget (Anggaran), Authority (Pengambil Keputusan), Needs (Kebutuhan), dan Timeline (Waktu Pembelian). Perusahaan harus mengelola data opportunity ini dengan baik, agar tidak ada satupun opportunity yang terlewat.
10. Sales Pipeline
Sales Pipeline adalah pembagian tahapan penjualan. Yang paling sederhana biasanya terdiri dari tahapan: Meeting Perkenalan, Proposal, Penawaran, kemudian status closing: Win / Loss. Sales pipeline dapat divisualisasikan dalam bentuk kanban, maupun dalam bentuk funnel.
11. Manajemen Penawaran / Quotation
Penawaran / Quotation adalah dokumen yang berisi harga item yang ditawarkan ke pelanggan. Software CRM yang lengkap, memiliki fitur ini. Admin dapat mengunggah template penawaran, dan salesman dapat membuat penawaran dengan template tersebut. Penawaran juga terhubung dengan data produk, sehingga salesman tidak perlu menulis manual spesifikasi dan harga produk.
12. Sales Automation
Sales automation adalah fitur sistem CRM yang digunakan untuk membuat alur kerja secara otomatis. Contohnya begini: saat ada lead masuk, sistem mengirimkan email selamat datang. Kemudian dalam sekian hari harus di-follow-up oleh salesman. Jika tidak di-follow-up, sistem memberi reminder kepada salesman. Begitu juga dengan proposal. Setelah dikirimkan, dalam beberapa hari salesman mendapat reminder untuk follow-up. Dengan fitur ini, banyak pekerjaan manual yang dapat dibantu dengan otomatisasi.
13. Dasbor dan Analitik Penjualan
Sebuah halaman untuk tim manajemen dan pengambil keputusan, Dasbor Penjualan. Melalui halaman ini, pihak manajemen dapat mempelajari pencapaian dan pipeline penjualan. Dengan menganalisis laporan yang disajikan di dasbor ini, diharapkan manajemen dapat membuat strategi penjualan dengan lebih baik.
14. Perkiraan Penjualan / Sales Forecasting
Adanya sales pipeline yang memiliki data yang bagus, maka perusahaan dapat membuat perkiraan penjualan (sales forecasting) dengan software CRM. Dengan sales forecasting ini, tim penjualan dapat memperkirakan usaha yang harus dilakukan untuk dapat mencapai target penjualan.
15. Mobile CRM
Fitur penting yang terakhir adalah adanya aplikasi mobile CRM. Software CRM yang memiliki versi mobile, akan memudahkan mobilitas tim penjualan. Mereka dapat memasukkan data lead, kontak, dan opportunity sembari melakukan aktivitas di lapangan. Informasi dan riwayat pelanggan pun juga dapat diakses melalui aplikasi mobile CRM ini. Dengan begitu, salesman dapat berfokus pada usaha mengejar penjualan.
Itulah tadi 15 fitur software CRM yang perlu Anda evaluasi sebelum membeli. Sebaiknya identifikasi dahulu permasalahan pada tim penjualan Anda, dan apa yang ingin dicapai dengan software CRM. Dengan memahami masalah dan tujuannya, Anda dapat memilih software CRM yang cocok. Tidak semua fitur dibutuhkan, pilihlah produk yang memiliki fitur yang perusahaan Anda butuhkan.