Selain penentuan harga, banyak rekan-rekan tekno yang menanyakan bagaimana memberikan penawaran maintenance aplikasi untuk pelanggan. Software membutuhkan maintenance, untuk memastikan bebas dari error / bug, tetap mengikuti kebutuhan perusahaan, dan perbaikan kinerja. Pada artikel kali ini saya akan berbagi bagaimana saya memberikan penawaran maintenance untuk klien.
10 Issue Software yang Sering Muncul
Selain menangani bug, saya juga memasukkan Change request (CR) minor ke dalam lingkup maintenance. Minor di sini artinya tidak membuat menu baru atau tabel baru. Hanya penambahan fitur kecil di menu yang sudah ada. Yang dapat diselesaikan dalam 2-4 jam. Jika CR bersifat mayor, maka ada proyek pengembangan, tidak termasuk maintenance.
Berikut ini adalah beberapa issue dan pekerjaan tambahan minor yang sering muncul saat maintenance:
1. Crash
Crash merupakan issue software yang paling sering muncul. Crash ini adalah software berhenti berfungsi (hang) atau menampilkan pesan error teknis saat digunakan. Pesan error teknis maksudnya adalah pesan error yang muncul karena adanya kesalahan dalam script pemrograman. Selain karena script, crash juga dapat disebabkan karena tidak tersedianya resource hardware saat menjalankan fungsi tertentu.
2. Functional Error
Produk software yang sudah terjadi seharusnya siap untuk digunakan. Namun terkadan ada kejadian dimana salah satu fungsinya tidak dapat dijalankan. Yang paling sederhana ada tombol yang menampilkan halaman 404, fungsi ekspor excel tidak berfungsi, atau tombol back yang tidak bekerja. Itu adalah beberapa contoh dari functional error.
3. Typo dan Permintaan Perubahan Teks
Kesalahan yang sangat manusiawi, bahkan untuk programmer. Typo adalah kesalahan ketik, tidak mempengaruhi kinerja sama sekali. Namun ada pengguna yang kritis akan hal ini. Apalagi jika typo ada di dokumen resmi perusahaan yang dihasilkan dari aplikasi. Selain typo, pengguna juga terkadang meminta perubahan pada redaksional di aplikasi, di dokumen, maupun di pesan error.
4. Calculation Error
Di sebagian besar proses software, kalkulasi merupakan bagian yang sangat penting. Seperti akuntansi dan payroll. Kesalahan dalam penghitungan dapat menyebabkan dampak yang fatal. Calculation errors adalah jenis issue yang terletak pada kesalahan penghitungan ini.
5. Masalah pada Hardware atau OS
Jika hardware atau OS mengalami masalah, tentu akan berdampak pada software. Software berjalan di atas hardware dan OS tersebut, sehingga sedikit-banyak akan terdampak. Pengguna biasanya tidak peduli letak kesalahannya, software developer yang wajib memperbaikinya. Meskipun itu hardware dan OS.
6. Workflow Error
Aplikasi yang melibatkan beberapa peran pengguna, biasanya memiliki workflow. Atau bisa dikatakan alur proses bisnis. Contoh paling sederhana adalah pengajuan cuti. Pengajuan cuti ini harus disetujui atasan. Ketika cuti diajukan dan langsung disetujui tanpa diketahui atasan, maka ini terjadi workflow error.
7. Penambahan Fitur di Menu
Di sebuah menu atau halaman terdapat berbagai macam fitur di dalamnya. Fitur-fitur sederhana seperti pencarian, pengurutan, dan penyaringan harus ada saat menampilkan data. Adakalanya pengguna meminta penambahan fitur tambahan, seperti ekspor ke excel, ekspor ke pdf, atau bisa di-share ke WA. Ini merupakan fitur kecil yang seharusnya bisa selesai dalam 2-4 jam.
8. Penambahan Laporan
Ketika transaksi semakin banyak, kebutuhan akan laporan juga akan semakin berkembang. Software yang bagus memiliki fitur report designer. Pengguna dapat membuat laporan baru sendiri tanpa harus memanggil software developer. Jika fitur report designer tidak ada, maka programmer harus membuatkannya.
9. Penambahan Notifikasi
Terkait dengan workflow, biasanya ada notifikasi yang dikirimkan ke pengguna ketika ada task baru. Sebelum WhatsApp membuka API-nya, notifikasi dikirimkan melalui email, sms, dan in-app. API WhatsApp dibuka, pengguna juga membutuhkan notifikasi melalui media ini.
10. Penambahan Tampilan Info dari Data yang Ada
Tabel di database dapat memiliki informasi yang banyak. Tidak semua informasi itu ditampilkan dalam 1 halaman aplikasi. Adakalanya pengguna ingin menampilkan data yang belum terlihat di menu tertentu.
Service Level Agreement (SLA)
Sebelum masuk ke bagian penawaran maintenance, kita perlu pahami dulu apa itu Service Level Agreement (SLA). SLA jika diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia berarti Kesepakatan Tingkat Layanan. Kesepakatan ini mencakup apa saja layanan yang kita berikan, dan acuan mengenai standar kualitasnya.
Contoh paling mudah adalah SLA dari server hosting. Provider hosting biasanya mencantumkan bahwa garansi uptime selama 99.993% setahun. Ini adalah SLA. Begitu pula dengan layanan maintenance aplikasi kita nanti. Kita perlu mendefinisikan SLA dari layanan maintenance yang ditawarkan.
Saya mempelajari ini dari salah satu perusahaan IT join venture antara perusahaan Indonesia dengan Jepang. Pada saat menjadi vendor di sana, ada kontrak maintenance yang kami kerjakan. Di kontrak tersebut melampirkan adanya SLA. Model ini saya adopsi di perusahaan saya.
Ada 3 kolom pada tabel SLA kontrak saya pada saat itu, yaitu: 1. Jenis Pekerjaan – jenis pekerjaan maintenance yang saya sediakan. 2. Maks. Waktu Respon – ini adalah waktu maksimal tim saya harus merespon issue dari pengguna. Ini cukup respon saja, tidak termasuk menyelesaikan issue-nya. 3. Maks. Waktu Penyelesaian Issue – ini adalah waktu maksimal tim harus menyelesaikan issue yang terjadi.
Contoh dari SLA milik saya adalah sebagai berikut:
Contoh SLA
SLA di atas adalah jenis issue dan pekerjaan tambahan yang menjadi lingkup maintenance saya. Ini bukan hal yang baku, rekan-rekan dapat mengadopsi dan memodifikasinya sesuai dengan kebutuhan.
Konsep Maintenance Saya
Setelah memahami SLA di bagian sebelumnya, sekarang kita coba merumuskan penawaran maintenance yang cocok. Konsep yang saya sampaikan ini, juga diadopsi dari perusahaan lain. Saya mengadopsi dari principal produk software dari Eropa. Saya yakin perusahaan software lain juga menggunakan konsep yang kurang lebih sama.
Konsepnya adalah dengan menggunakan kuota (man hours) layanan. Di bagian sebelumnya, kita sudah memiliki tabel SLA. Di sana tertulis berapa lama maksimal waktu yang dibutuhkan untuk menangani issue yang muncul. Konsep ini seperti pulsa, kita beli pulsa Rp10.000, digunakan SMS terpotong Rp350, digunakan beli kuota internet terpotong Rp5000, dst.
Pelanggan harus membeli kuota maintenance ini. Saya buat paket tahunannya. Paket 500, 250, atau 100 man hours per tahun. Ketika user membutuhkan laporan baru, yang membutuhkan waktu penyelesaian 4 jam, maka kuota yang dibeli berkurang 4 jam.
Lama kontrak maintenance saya buat 1 tahun. Selama 1 tahun kuota masih dapat digunakan. Jika sudah 1 tahun, bisa diperpanjang atau bisa tidak. Jika diperpanjang, saldo kuota diakumulasi dengan kuota yang baru. Jika tidak diperpanjang, kuota hangus.
Untuk termin pembayaran, sebisa mungkin dibayar di depan. Ini akan membantu cashflow perusahaan. Jika tidak di depan, bisa dibayar per 6 bulan atau 3 bulan. Coba berikan diskon jika bayar 1 tahun di depan. Contohnya untuk maintenance 1 tahun, jika dibayar per 6 bulan harga Rp30 juta, tapi kalo full di depan harga menjadi Rp27 juta (diskon 10%).
Penutup
Pekerjaan maintenance software perlu dilakukan agar software tetap bebas bug, update terhadap perkembangan bisnis, dan ada peningkatan performa. Selain untuk produk, maintenance juga dapat menjadi sarana agar kita tetap terhubung dengan pelanggan. Jadi, pastikan kita memberikan jasa maintenance terbaik untuk mereka.
Pengalaman Berbisnis IT Software House, Ini 10 Hal yang Saya… Pengalaman Berbisnis IT - Berbisnis IT software house dan freelance, telah saya tekuni sejak tahun 2010. Dimulai dari freelance sebagai side job, hingga mendirikan PT bersama klien. Selama kurang lebih…
Learning Management System (LMS): Definisi, Manfaat, dan… Pandemi yang disebabkan virus Covid-19, salah satunya berdampak pada penutupan sementara berbagai institusi pendidikan. Kondisi tersebut membuat masyarakat harus beradaptasi dengan ekosistem pendidikan yang baru. Metode edukasi bergeser menjadi sistem…
Sistem Informasi Manajemen: Definisi, Fungsi, dan Info… Sistem Informasi Manajemen sangat penting untuk digunakan karena memiliki peranan yang penting dalam organisasi bisnis. Jika informasi tidak akurat, maka tidak akan ada organisasi maupun bisnis yang dapat mengambil keputusan…
Membuat Business Plan, Agar Bisnis Lebih Terarah (Disertai… Perusahaan yang membuat business plan, berpeluang dua kali lebih besar untuk sukses mengembangkan bisnisnya daripada yang tidak membuatnya. Ini merupakan studi dari perusahaan Bplans. Pada artikel ini, saya akan membahas…
Apa itu Software CRM dan 5 Manfaatnya untuk Bisnis Bisnis di era internet ini semakin hari mengalami berbagai perkembangan. Hal ini terlihat dari perkembangan terkait bagaimana mengelola pelanggan dengan lebih baik. Dahulu, manajemen pelanggan hanya dilakukan secara manual menggunakan…
Cara Memperbaiki Error Kamera 0xC00D36BB di Windows Teknovidia.com-Memperbaiki Error Kamera 0xC00D36BB-Error 0xC00D36BB dikaitkan dengan dua aplikasi berbeda di Windows 11/10. Ini dapat terjadi saat Anda memulai aplikasi Kamera atau mencoba memutar beberapa video di Film & TV.…
Vendor Management System (VMS), Kelola Vendor dengan Lebih… Seiring dengan pertumbuhan permintaan barang dan jasa di sektor perdagangan, membuat banyak perusahaan terus membenahi sistem manajemen bisnis mereka. Pembenahan sistem tersebut tentunya diupayakan secara konsisten untuk meningkatkan kualitas barang…
10+ Software House Indonesia Terbaik - Disertai Data dari… Tidak hanya melayani klien di Indonesia, ada perusahaan software house Indonesia yang sudah merambah pasar regional, bahkan global. Perusahaan-perusahaan tersebut terdaftar di sebuah platform bernama Clutch. Memang tidak dapat disimpulkan…
Apa itu Customer Loyalty dan Mengapa ini Penting? Bisnis yang tumbuh besar dengan cepat, pasti didukung oleh basis pelanggan loyal yang juga besar. Pelanggan yang loyal, memiliki frekuensi pembelian yang sering. Tentu ini akan berdampak positif pada penjualan…
Laptop Terbaik 2022 Yang Wajib Anda Ketahui! Teknovidia.com - Mencari laptop baru, tetapi tidak yakin harus mulai dari mana? Maka Anda berada di tempat yang tepat, karena kami telah menyusun daftar opsi laptop terbaik 2022 yang telah…
Cara Mengatasi Stdole32.tlb Error di Windows 11 Teknovidia.com-Mengatasi Stdole32.tlb Error-Saat Anda coba buka Microsft Excel, apa Anda menemukan notifikasi error Stdole32.tlb? Aplikasi Excel memerlukan waktu yang lama untuk dibuka. Terkadang dapat crash juga. Untuk membetulkan problem itu,…
Performance Management System untuk Produktivitas Bisnis Kemajuan perusahaan sangat ditunjang oleh performance management system yang baik dalam mengatur sumber daya manusia. Istilah performance management ini memang masih kurang familiar di telinga masyarakat. Padahal, keberadaan performance management…
15 Software Akuntansi Online Produk Indonesia Terbaik Software akuntansi dibutuhkan oleh semua perusahaan dari berbagai industri. Dengan menggunakan software ini kita dapat melakukan pencatatan hampir di semua lini bisnis. Ada banyak software akuntansi yang tersedia di pasar,…
Payment Gateway: Definisi, Manfaat, dan Tips Memilihnya Seiring masifnya perkembangan dunia e-commerce dalam beberapa tahun terakhir, layanan payment gateway dalam sekejap menjelma menjadi tulang punggung industri. Pesatnya perkembangan informasi dan teknologi, yang ditambah perilaku impulsif masyarakat dalam…
Berikut 6 Cara Mengatasi Shopee Error, Dijamin Berhasil! teknovidia.com - Cara Mengatasi Shopee Error - Merupakan salah satu marketplace terpopuler karena memiliki katalog produk yang sangat lengkap dan harga yang murah, namun banyak pengguna yang mengeluhkan error pada…
CMS, Solusi Kelola Website Untuk Pemula Di era digital ini, kepemilikan website merupakan sebuah kebutuhan hampir setiap bisnis. Selain sebagai representasi usaha yang dijalankan, keberadaan website juga dapat membantu membangun dan merekatkan hubungan perusahaan dengan target…
8 Tips Strategi Pemasaran yang Baik untuk Bisnis Anda Maraknya iklan mengenai strategi pemasaran yang baik, tentu membuat kita tergerak untuk mengetahui strategi apa yang tepat untuk bisnis kita. Selama puluhan tahun, telah ada ilmu yang memaparkan tentang hal…
Pengalaman Menjadi Value-added Reseller (VAR) Produk… Jika dalam bisnis online, sering kita dengar istilah reseller. Reseller adalah pihak yang menjual kembali produk dari pihak lain, bisa dari supplier langsung atau distributor. Di industri jasa IT, ada…
Arti Dan Fungsi Microsoft Project Teknovidia.com - Microsoft Project yang didesain ulang adalah alat manajemen proyek yang sederhana namun kuat yang membantu tim menangani proyek dari semua ukuran. Pengalaman pengguna yang lebih intuitif . Memungkinkan…
Pentingnya Quality Management System bagi Perusahaan Quality Management System (QMS) atau sering dikenal sebagai Sistem Manajemen Mutu (SMM) merupakan kemampuan perusahaan dalam menjaga mutu produk atau jasa yang ditawarkan. Seberapa jauh pentingnya QMS bagi perusahaan dan…
11 Langkah Cara Membangun Software House untuk Pemula Cara Membangun Software House - Memulai usaha software house seharusnya dapat dimulai dengan satu langkah kecil saja, yaitu mencari proyek software development. Namun, jika Anda memiliki rencana dan tujuan yang…
Business Intelligence (BI): Definisi, Manfaat, dan Tips… Banyak perusahaan menyadari pentingnya transisi manajemen bisnis ke ranah digital demi mempertahankan eksistensi di pasar. Salah satu langkah yang dilakukan banyak perusahaan adalah dengan mengimplementasikan sistem BI (Business Intelligence). Kenapa?…
5+ Manfaat Laporan Keuangan untuk Investor Setiap periode tertentu, perusahaan merilis laporan keuangan berisi informasi tentang segala aspek finansial. Manfaat laporan keuangan bagi investor adalah untuk mengetahui kondisi perusahaan saat ini, serta peluang dan risiko di…
Knowledge Management System untuk Perusahaan “Pengetahuan adalah sumber daya penting dalam penguatan ekonomi suatu bangsa.”Peter Drucker Dunia industri sedang menghadapi banyak tantangan yang terbilang kompleks dalam menjalani bisnis. Misalnya saja peningkatan kompetisi bisnis dengan semakin…
Bagaimana Atlassian Menjadi Perusahaan Raksasa Tanpa Tim… 80% pendapatan perusahaan software berasal dari 20% pelanggan enterprise, sesuai dengan prinsip Pareto. Atlassian, perusahaan yang menaungi produk Trello, Bitbucket, Jira, Confluence, dan beberapa software lainnya, dapat menjadi perusahaan raksasa…
Cara Memperbaiki SSL Connection Error di Chrome Teknovidia.com-Cara Memperbaiki SSL Connection Error di Chrome-Beberapa pengguna memberikan laporan hadapi SSL Connection Error di Chrome saat mereka coba searching website yang berlainan? Karena Anda di sini, Anda tentu hadapi…
Ketahui 10 Kelebihan dan Kekurangan Google Pixel 7, Bikin… teknovidia.com - Kelebihan dan Kekurangan Google Pixel 7 - Google tampaknya sangat berhasil dalam menggaet user smartphone dengan produk teranyarnya. Google meluncurkan 2 ponsel untuk seri yang terbaru, Google Pixel…
Membedah Kebutuhan Software untuk Perusahaan Menjalankan sebuah perusahaan, bukanlah pekerjaan mudah. Anda membutuhkan software yang tepat untuk setiap departemen. Secara umum, ada beberapa departemen dalam perusahaan. Mulai dari Departemen Pengadaan, Produksi, Pemasaran dan Penjualan, Customer…
Cara Memilih Software ERP yang Tepat untuk Perusahaan Teknovidia.com-Cara Memilih Software ERP-Ketika sebuah organisasi meningkatkan dan mengotomatiskan operasi bisnisnya, muncul pertanyaan tentang penerapan software perencanaan sumber daya perusahaan atau enterprise resource planning (ERP). Sistem menggabungkan semua data, prosedur,…
Cara Memperbaiki Error Code 0xc7700112 di Windows 10 Teknovidia.com-Memperbaiki Error Code 0xc7700112-Sebagai cara umum untuk membenahi permasalahan dan kekeliruan pada PC Windows, dianjurkan untuk mengupdate OS. Tetapi, beberapa pesan seperti error code 0xc7700112 terjadi saat proses pembaruan mempunyai…