Pada era digital ini, document management system merupakan bagian penting dari sebuah perusahaan. Dibandingkan menyimpan dokumen dalam kabinet, document management system membantu Anda dalam mengelola dokumen elektronik. Pengguna dapat diberi hak akses pada dokumen, dan fitur pencarian yang akan memudahkan Anda dalam pencarian dokumen.
Document Management System (DMS) dapat membantu Anda dalam mengelola dokumen elektronik dan mendigitalkan catatan di kertas dengan mudah. Ada banyak DMS yang tersedia di pasaran, namun yang buatan dalam negeri belum banyak. Pada artikel kali ini, Teknovidia akan menyajikan Document Management System Indonesia terbaik. Mari kita simak.
Baca juga
- Document Management System (DMS) untuk Mengelola Dokumen Perusahaan
- 10 Document Management System Open Source Terbaik
- Knowledge Management System untuk Perusahaan
Document Management System Indonesia Terbaik
1. Digital Cabinet
Digital Cabinet adalah aplikasi berbasis web untuk mengakses dokumen bisnis secara cepat dan mudah. Digital Cabinet dipasang pada server internal perusahaan. Akses arsip dilakukan dengan membuka aplikasi Digital Cabinet pada browser web di masing-masing komputer pegawai yang diberi hak akses. Kecepatan akses arsip digital 30 kali lebih cepat dibandingkan akses arsip fisik, tanpa perlu meninggalkan meja kerja, menelepon kolega kerja, atau menunggu pengambilan arsip. Dalam waktu 1 menit atau kurang, dokumen yang diperlukan langsung terbuka di layar monitor Anda.
Beberapa keunggulan dari Digital Cabinet antara lain:
- Instalasi yang mudah.
- Harga yang terjangkau, investasi tanpa risiko.
- Dukungan dan perawatan bergaransi.
- Antarmuka yang user-friendly.
- Memiliki fitur pencarian yang canggih.
- Adanya fitur green meter.
Website https://digitalcabinet.co.id/
2. IntegraOffice Simple DMS
IntegraOffice Simple DMS adalah document management system Indonesia yang dikembangkan oleh IntegraOffice. Simple DMS pertama kali diimplementasikan di PT Semen Indonesia, Tbk. Implementasi document management system adalah salah satu syarat penerapan Good Corporate Governance (GCG). Simple DMS mampu menunjang proses pembuatan dokumen dari yang masih draft sampai dengan hasil dokumen akhir yang siap dipublikasikan.
Simple DMS memiliki tahapan pembuatan dokumen sebagai berikut:
- Tahap pembuatan draft dokumen.
- Tahap review dokumen.
- Tahap persetujuan.
- Tahap verifikasi.
- Review ulang (apabila ada revisi terkait dokumen yang akan diterbitkan).
- Tahap penerbitan / publikasi dokumen.
3. MasterDMS
MasterDMS adalah solusi kontrol dokumen berbasis web yang terbukti yang telah berhasil diterapkan di organisasi bersertifikasi ISO. Termasuk lembaga pemerintah besar dan sektor swasta dari berbagai industri. MasterDMS dikembangkan sesuai dengan persyaratan dokumen kontrol ISO untuk berbagai standar, seperti ISO 9001, ISO 14001, TS 16949 ISO 13485, ISO 17025, ISO 22000, OHSAS 18001, dan standar kualitas lainnya. MasterDMS telah diakui dan diterima untuk audit oleh badan sertifikasi ISO di seluruh dunia.
MasterDMS menggantikan pekerjaan manual yang melelahkan saat melakukan aktivitas pengelolaan dokumen berbasis kertas. Dengan menggunakan MasterDMS, alur kerja dilakukan secara otomatis. Mulai dari pembuatan dokumen, tinjauan, persetujuan, perubahan, kontrol versi dokumen, dokumen referensi silang, dokumen routing, distribusi dokumen, kontrol dokumen usang, dan lain-lain. Penggunaan MasterDMS secara signifikan meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan memungkinkan organisasi untuk fokus dalam menerapkan sistem manajemen mereka, daripada pusing mengelola dokumentasi.
Website https://masterdms.co.id/produk/software/software-arsip/
4. NETARA-DMS
NETARA-DMS merupakan document management system Indonesia berbasis web yang memberikan kemudahan bagi Anda untuk mencari dan mengelola dokumen digital Anda sendiri. Dapat diakses darimana saja, kapan saja, dan dilengkapi dengan sistem keamanan tercanggih. Akses ke NETARA-DMS dilengkapi dengan sistem keamanan dan verifikasi yang menggunakan teknologi keamanan tercanggih.
NETARA-DMS dapat mengelola seluruh dokumen digital, sehingga Anda merasakan seluruh arsip dan dokumen ada digenggaman Anda. NETARA-DMS mempermudah Anda untuk mencari dokumen dengan cepat darimana saja dan kapan saja.
Keunggulan dari NETARA-DMS
- ACCESSIBILITY – Dokumen / data dapat diakses oleh berbagai pihak dari berbagai tempat dalam waktu yang bersamaan.
- EFFICIENCY – Mengurangi ruang penyimpanan secara drastis. Memangkas biaya sewa kantor, SDM, dan biaya kertas. Memanfaatkan ruangan untuk lebih produktif.
- SPEED – Mempercepat pencarian dan pengambilan dokumen.
- TRUST – Meningkatkan kepercayaan pihak shareholders.
- CONTINUAL IMPROVEMENT – Melengkapi database sebagai input dalam proses pengembangan perusahaan.
- SECURE – Dengan adanya backup data dan disimpan di tempat lain, dapat mengantisipasi kehilangan data yang fatal bila bencana terjadi.
Website https://www.netara.net.id/index.php/doc-management-system
5. Optima Integrasi DMS
Optima Integrasi DMS adalah document management system Indonesia berbasis web yang dapat diakses kapan saja dan dimana saja. Dengan menggunakan Optima Integrasi DMS, Anda dapat mengelola, menyimpan, dan melacak perubahan dokumen elektronik. Optima Integrasi DMS juga dilengkapi dengan fitur: Download Counter, Download Clipboard, Download Folder, Download Link, Photo Gallery, Email Document, Print via Cups, Create QR Code for Document, Preview Zip, dan lain sebagainya.
Optima Integrasi DMS dapat diintegrasikan dengan data user yang terdapat pada server LDAP (Lightweight Directory Access Protocol). Data user ini digunakan untuk proses autentikasi proses login ke dalam aplikasi DMS. Optima Integrasi DMS juga dapat diintegrasikan dengan sistem email yang terdapat pada mail server. Dengan integrasi ini, ketika terjadi pembaruan dokumen, pengguna yang berkaitan dengan dokumen akan menerima email notifikasi.
Website https://optima-integrasi.com/?page_id=207
6. SQL View KRIS DMS
SQL View KRIS DMS merupakan document management system Indonesia yang telah teruji lebih dari 13 tahun melewati pengujian penetrasi ekstrem. KRIS DMS telah dipercaya dan digunakan di berbagai lembaga pemerintah.
Beberapa keunggulan dari KRIS DMS antara lain:
- Dipercayai oleh pemerintah.
- Semua dokumen penting diamankan di satu lokasi.
- Mengotomatiskan tugas kantor.
- File email secara holistik. Sertakan percakapan dan lampiran.
- Kantor tanpa kertas.
- Kantor tanpa kekacauan.
- Penuhi audit dengan dokumentasi lengkap.
- Sistem keamanan yang teruji tangguh.
Website https://indonesiasoft.id/document-management-system-indonesia/
7. Technophoria EDMS Plus
Technophoria EDMS Plus merupakan sistem aplikasi pengelolaan dokumen hardcopy yang sudah di-alihmedia-kan ke dalam format digital, seperti word, powerpoint, excel, jpg, avi, dll. Dokumen yang sudah di-upload dapat diakses, dicari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna melalui aplikasi EDMS Plus ini. Dengan menggunakan metode pencarian terpadu yang sesuai dengan jenis dokumen, pengguna dapat secara mudah menemukan dokumen yang dicari. Meskipun secara fisik dokumen atau arsip tersebut berada pada tempat lain.