Berkembangnya zaman kepada era digitalisasi membawa kita pada tersedianya berbagai fitur elektronik. Termasuk dokumen elektronik. Transisi dari dokumen cetak kepada era dokumen elektronik alias softcopy ini tentu perlu diiringi dengan suatu sistem yang mampu mengelolanya dengan baik. Adalah Document Management System (DMS), aplikasi yang memiliki fungsi pengelolaan tersebut.
Kemudahan yang ditawarkan DMS tak ayal membuat banyak perusahaan menjadikannya andalan. Bahkan, menurut Mordor Intelligence, permintaan akan software ini terus berkembang pesat di pasaran. Nilai market size DMS secara global yang pada tahun 2020 berkisar pada angka US $5,51 miliar diperkirakan bakal melonjak hingga US $11,4 miliar pada 2026 dengan CAGR 13,05%. Tak heran, toh keberadaannya terbukti berguna bagi efektivitas dan efisiensi bisnis.
Pada artikel ini, Teknovidia menyajikan list Document Management System open source terbaik. Harapannya, list ini dapat membantu Anda dalam menemukan solusi DMS untuk membantu pengelolaan dokumen perusahaan Anda.
Document Management System (DMS) Open Source Terbaik
1. Alfresco
Sebenarnya Alfresco bukan hanya sebuah Document Management System. Alfresco merupakan solusi inovatif untuk pengelolaan konten perusahaan. Alfresco menghubungkan, mengelola, dan melindungi informasi penting perusahaan.
Alfresco memiliki modul document management yang lengkap. Anda dapat mengambil informasi bisnis dari dokumen statik memanfaatkan fitur document scanning & capture. Menyajikan insight bernilai dan analitik dengan AI dan machine learning. Dapat diinstalasi baik cloud maupun on-premise. Dengan solusi yang lengkap tersebut, Alfresco merupakan salah satu Document Management System open source terbaik.
2. Bitfarm Archiv
Bitfarm Archiv adalah Document Management System open source yang menawarkan semua kebutuhan Anda untuk menyimpan, merapikan, dan mengelola dokumen elektronik. Solusi electronic document management dari Bitfarm Archiv dirancang sesuai kebutuhan bisnis, institusi, dan administrasi publik.
Bitfarm Archiv memiliki tampilan yang user-friendly serta memiliki fitur workflow management dan versioning. Selain itu, Bitfarm Archiv memiliki berbagai plugin untuk memenuhi kebutuhan custom, serta dukungan API untuk kebutuhan integrasi.
3. Kimios DMS
Kimios adalah Document Management System open source yang dapat Anda gunakan untuk menyimpan, membuat, mengubah, dan melacak dokumen. Kimios menawarkan solusi smart digital workflow dan pengontrolan dokumen.
Kimios dirancang untuk membantu perusahaan dan departemen yang memiliki dokumen-dokumen berukuran besar. Seperti Departemen HRD, Keuangan, Quality Service, dll.
Apakah Kimios cocok untuk perusahaan saya? Kimios merupakan solusi yang tepat bagi perusahaan Anda jika:
- Perusahaan Anda banyak mengurus dokumen dalam aktivitas sehari-harinya.
- Anda mencari Document Management System yang berkualitas dan terjangkau.
- Anda menggunakan Microsoft Office. Kimios DMS kompatibel dengan software ini.
- Anda mencari Document Management System yang user-friendly dan mudah digunakan.
4. LogicalDOC
LogicalDOC adalah salah satu solusi Document Management System open source terbaik. LogicalDOC memiliki tampilan antarmuka yang intuitif dan mudah digunakan, sehingga Anda tidak membutuhkan training untuk menggunakannya. LogicalDOC mengimplementasikan teknologi yang canggih dan mengikuti standar internasional untuk mendukung integrasi dengan sistem Anda yang lain. LogicalDOC adalah solusi segala permasalahan Anda yang terkait dengan pengelolaan dokumen.
5. Mayan EDMS
Mayan EDMS adalah Document Management System open source yang dibuat menggunakan bahasa pemrograman Python dan framework Django. Mayan EDMS memiliki lisensi Apache 2.0. Mayan EDMS menyediakan repositori untuk dokumen elektronik.
Beberapa keunggulan dari Mayan EDMS antara lain:
- Fitur advanced search, tagging, dan kategorisasi dokumen.
- Otomatisasi proses bisnis dengan fitur workflow management.
- Dokumen yang aman dengan dukungan access control (ACL).
- Berbasis web, cross-platform, dan free & open source.
- Dukungan integrasi dengan sistem lain dengan tanpa investasi awal dan total cost of ownership yang rendah.
6. OpenDocMan
OpenDocMan adalah Document Management System yang gratis dan open source yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan telah mematuhi ISO 17025 dan OIE standard untuk pengelolaan dokumen. OpenDocMan memiliki fitur akses berbasis web, access control (ACL) untuk dokumen, dan update sistem secara otomatis.
Beberapa keunggulan OpenDocMan adalah:
- Anda tidak perlu menyesuaikan aturan bisnis.
- Mudah diinstalasi dan digunakan.
- Penyimpanan dokumen yang tersentralisasi.
- Pembatasan hak akses.
- Lacak perubahan pada dokumen.
- Open source.
- Document management workflow.
- Pencarian dokumen.
- Keamanan pada manajemen dokumen.
- Dukungan multi-bahasa.
7. OpenKM
OpenKM adalah sebuah software Enterprise Content Management (ECM) yang memiliki modul Document Management System (DMS). OpenKM menawarkan solusi pengelolaan dokumen yang membantu dalam mengontrol produksi, penyimpanan, manajemen, dan distribusi dokumen elektronik. Dengan menggunakan OpenKM, pencarian informasi dan kontrol pada alur kerja dokumen menjadi lebih efektif.
Beberapa keunggulan dari OpenKM antara lain:
- Mengontrol konten perusahaan.
- Mengumpulkan informasi dari berbagai sumber digital.
- Kolaborasi dokumen dan proyek.
- Mendukung perusahaan dalam kapitalisasi pengetahuan dengan menyimpan dokumen, kepakaran, dan sumber informasi.
- Memiliki fitur Enterprise Content Management.
- Mengelola konten digital.
- Manajemen dokumen.
8. Papermerge
Papermerge DMS adalah Document Management System open source yang digunakan untuk menyimpan dokumen digital. Papermerge dirancang untuk dokumen hasil scan. Memiliki solusi lengkap untuk mengurangi penggunaan kertas (paperless) dan membantu perusahaan Anda tetap rapi dalam manajemen dokumen.
Papermerge siap digunakan untuk tim remote dan home office. Dengan Papermerge, personil tim Anda dapat mengunggah dokumen secara langsung dari scanner rumah, komputer rumah, dan juga email.
Hemat waktu dan biaya dengan memanfaatkan fitur otomatisasi. Kelola dokumen, tagihan, dan invoice secara otomatis berdasarkan kontennya. Cari informasi bernilai dengan cepat dengan fitur full-text search, tagging, dan metadata.
9. SeedDMS
SeedDMS merupakan Document Management System open source berbasis web yang mudah digunakan, diperuntukkan bagi UKM. Dibangun menggunakan PHP dan MySQL, dan dapat diinstalasi pada Windows, Linux, maupun MacOS. Pengembangan yang sudah bertahun-tahun membuat SeedDMS lebih matang, powerful, dan enterprise-ready dalam mengelola dan distribusi dokumen.
Fitur unggulan dari SeedDMS antara lain: dukungan pada pengelolaan dokumen maupun folder, memiliki fitur metadata dan pencarian canggih, dan dukungan pada otomatisasi workflow.
10. Xinco DMS
Xinco DMS adalah Document Management System open source berbasis web yang digunakan untuk mengelola file, teks, URL, maupun kontak. Xinco DMS memiliki fitur access-control (ACL), version control, full-text search, dan berbasis web.